Orden PJC/493/2025, de 14 de mayo, por la que se desarrollan las normas de organización y funcionamiento de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado está integrado por los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos. El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, creó la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (en adelante, la Comisión), como órgano colegiado interministerial al que encomienda la coordinación del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.

A fin de que pudiera ejercer eficazmente sus funciones de coordinación, el real decreto atribuyó a la Comisión la función de elaborar instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos y, en particular, establecer instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia.

Como complemento a la labor de la Comisión, el real decreto previó la creación en cada departamento ministerial de un grupo de trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrito a la Subsecretaría. Estos grupos de trabajo asumen, en su ámbito, la función de impulsar el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, así como otras funciones más específicas, como la promoción de criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia, promover programas de gestión de sus archivos basados en objetivos o realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Aunque el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, disponía la constitución de la Comisión en un plazo de seis meses, esta no ha tenido lugar hasta el pasado 16 de octubre de 2024, tiempo en el que se ha hecho evidente la necesidad de dotar de efectividad a las funciones de coordinación previstas en aquel real decreto y que, ante la ausencia de la constitución material de la Comisión, han quedado vacantes o han sido desempeñadas de forma parcial y subsidiaria por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Mediante la presente orden se desarrollan las normas de organización y funcionamiento de este órgano colegiado, a fin de que pueda desempeñar con efectividad las tareas y funciones que tiene ya encomendadas por el Real Decreto 1708/2011, de 18 de septiembre.