Orden DEF/407/2024, de 25 de abril, por la que se aprueban las normas para la elaboración y seguimiento de los planes de acción del Departamento derivados del ejercicio del control financiero permanente y de la auditoría pública de la gestión económica-financiera del Ministerio de Defensa.
Establece las normas para elaborar y hacer seguimiento de los planes de acción del Ministerio de Defensa. Estos planes recogen las medidas para corregir los problemas detectados en el control financiero permanente y en la auditoría pública de la gestión económica-financiera del Departamento.
Qué cambia
Los órganos del Ministerio de Defensa deberán elaborar planes de acción periódicos con medidas y calendario para corregir los hallazgos de los controles internos, y la Intervención General de la Defensa hará su seguimiento.
A quién afecta
Ministerio de Defensa · Intervención General de la Defensa · Interventores Delegados en organismos y entidades públicas · Organismos y entidades públicas dependientes o adscritas al Ministerio de Defensa
Administración pública e instituciones
Defensa
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Texto
El título VI de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, regula el control interno de la actividad económica del sector público estatal, que realiza la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) y que, en el ámbito del Ministerio de Defensa, es ejercido por la Intervención General de la Defensa, dependiente funcionalmente, a estos efectos, de aquella.
En el ámbito del control de carácter posterior, que agrupa las modalidades de control financiero permanente y auditoría pública, el resultado de las actuaciones realizadas se documenta en informes en los que se exponen los hechos comprobados, las conclusiones obtenidas y, en su caso, las recomendaciones que procedan sobre las actuaciones objeto de control, así como las medidas de mejora que se hayan decidido como consecuencia de los hallazgos detectados y el calendario para su implementación. Posteriormente la Intervención General de la Defensa y los Interventores Delegados en organismos y entidades públicas realizan el seguimiento de dichas medidas.
Adicionalmente y con carácter anual, se remiten a la persona titular del Departamento los informes comprensivos de los resultados de las actuaciones de control financiero permanente realizadas, tanto en el propio departamento como en los organismos y entidades públicas dependientes o adscritas al mismo sometidas a esta modalidad de control; así como los informes de auditoría pública que sobre éstos se emitan.
En fecha 20 de diciembre de 2013 el Consejo de Ministros aprobó el Acuerdo por el que se establecía el seguimiento periódico de la corrección de las situaciones puestas de manifiesto en los informes de control financiero permanente y auditoría pública elaborados por la IGAE, y que fue publicado por Resolución de la IGAE de fecha 14 de enero de 2014. Dicho Acuerdo, requería a los órganos gestores un compromiso más activo en la adopción de medidas de mejora y en el establecimiento de un calendario de actuaciones y estimaba necesario introducir nuevos instrumentos que contribuyeran a reforzar el procedimiento existente. En consecuencia, cada departamento ministerial debe elaborar planes de acción periódicos para subsanar los distintos tipos de hallazgos identificados, de acuerdo con la tipología que de los mismos establece la Oficina Nacional de Auditoría en su Instrucción 1/2022.
En el ámbito del Ministerio de Defensa, y para dar cumplimiento al referido Acuerdo, se dictó la Instrucción 36/2014, de 27 de junio, del Secretario de Estado de Defensa, por la que se aprobaron las normas para la elaboración de los planes de acción del Departamento.
Por su parte, la Ley 36/2014, de 26 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 2015, modificó la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, antes citada, introduciendo la obligatoriedad de elaborar los planes de acción ministeriales que había establecido el Acuerdo del Consejo de Ministros referenciado, integrando la adopción de determinadas medidas correctoras y su seguimiento en el sistema de control de la gestión económico-financiera que diseñaba la Ley General Presupuestaria.
Posteriormente, la Ley 6/2018, de 3 de julio, de Presupuestos Generales del Estado para 2018, introdujo una nueva modificación de la Ley 47/2003, al objeto de impulsar y reforzar la actividad de valoración de los planes de acción por parte de la IGAE.
En la vertiente de los órganos de control, la IGAE ha ido actualizando las normas que regulan el ejercicio del control financiero permanente y auditoría pública haciendo especial énfasis en la estructura y contenido del informe global de control financiero permanente y en el seguimiento de situaciones que requieren plan de acción; refiriéndose a éstas, con carácter general, como aquellos hallazgos que hayan dado lugar a las correspondientes recomendaciones y que hayan cumplido cada uno de los requisitos establecidos en la Instrucción 1/2022 de la Oficina Nacional de Auditoria, por la que se determinan los requisitos y el procedimiento para la petición y valoración de planes de acción.
Desde la aprobación de la Instrucción 36/2014 antes citada, se han producido importantes modificaciones en el marco normativo que regula la elaboración de los planes de acción, entre las que cabe mencionar el Real Decreto 998/2017, de 24 de noviembre, que desarrollaba la estructura orgánica básica del Ministerio de Defensa, el cual asignaba una nueva función a la Dirección General de Asuntos Económicos (DIGENECO), precisamente para la elaboración, propuesta y seguimiento de los planes de acción, cometido que recayó en la Subdirección General de Contabilidad y que ha sido ratificado por el actualmente vigente Real Decreto 205/2024, de 27 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Defensa.
Además, la experiencia adquirida desde entonces ha llevado a que el esfuerzo principal en la propuesta de medidas de mejora recaiga ahora en los órganos directivos del Departamento, pues son ellos los que planifican y desarrollan las políticas ministeriales y supervisan y dirigen su ejecución respecto de las áreas funcionales de su competencia, de cuyo funcionamiento son responsables.
Esta orden ministerial se adecúa a los principios de buena regulación a que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En concreto, es congruente con los principios de necesidad y eficacia, pues se trata de un instrumento necesario y adecuado para dar cumplimiento a lo previsto en los artículos 161 y 166 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre. Asimismo, cumple con el principio de proporcionalidad, al contener la regulación imprescindible para satisfacer la necesidad pretendida. En cuanto a los principios de seguridad jurídica y eficiencia, la norma se adecúa a los mismos pues es coherente con el resto del ordenamiento y de la misma no se derivan nuevas cargas administrativas, permitiendo una gestión eficiente de los recursos públicos y articulando un procedimiento que permita el cumplimento de las obligaciones del Ministerio de Defensa recogidas en los artículos anteriormente citados. En lo relativo al principio de transparencia, la presente orden ministerial define claramente sus objetivos y su justificación y ha posibilitado la participación, en su elaboración, de los órganos directivos afectados.
En virtud de todo lo anterior, a propuesta de la Secretaria de Estado de Defensa, y al amparo de lo dispuesto en los artículos 161 y 166 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, dispongo:
Artículo único. Aprobación.
Se aprueban las normas para la elaboración y seguimiento de los planes de acción del Departamento derivados del ejercicio del control financiero permanente y de la auditoría pública de la gestión económica-financiera del Ministerio de Defensa, cuyo texto se inserta a continuación.
Quedan derogadas aquellas disposiciones normativas de igual o inferior rango, en lo que se opongan a lo establecido en esta orden ministerial, y en particular la Instrucción 36/2014, de 27 de junio, del Secretario de Estado de Defensa, por la que se aprueban las normas para la elaboración de los planes de acción del departamento.
Disposición final primera. Facultades de desarrollo.
Se faculta a la persona titular de la Dirección General de Asuntos Económicos para dictar las disposiciones necesarias para desarrollar lo dispuesto en esta orden ministerial.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente orden ministerial entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 25 de abril de 2024.–La Ministra de Defensa, Margarita Robles Fernández.
ANEXO
Normas para la elaboración y seguimiento de los planes de acción del Departamento derivados del ejercicio del control financiero permanente y de la auditoría pública de la gestión económica-financiera del Ministerio de Defensa
Primero. Objeto.
El objeto de estas normas consiste en establecer el contenido, los plazos y el proceso de elaboración y seguimiento de los planes de acción del Departamento, derivados del ejercicio del control financiero permanente y de la auditoría pública de la gestión económico-financiera del Ministerio de Defensa, regulados en los artículos 161 y 166 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria y demás normativa vigente.
Segundo. Ámbito de aplicación.
El ámbito de aplicación de esta orden ministerial se circunscribe al Ministerio de Defensa, así como a los organismos y entidades públicas dependientes, adscritas y vinculadas al mismo.
Tercero. Contenido de los planes de acción.
1. Conforme a lo dispuesto en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, los planes de acción contendrán las medidas adoptadas por el Ministerio de Defensa, en el ámbito de sus competencias, para subsanar los hallazgos puestos de manifiesto en el informe global de control financiero permanente y en los informes de auditoría pública distintos de los informes de auditoría de cuentas anuales elaborados por la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), a través de la Intervención General de la Defensa (INTERGEDEF); y, en su caso, el calendario de actuaciones pendientes de realizar para completar las medidas adoptadas.
2. El cuerpo del plan de acción del Ministerio de Defensa dispondrá, por este orden, de los siguientes apartados:
a) Diligencia de aprobación por la persona titular del Departamento.
b) Contenido y valoración, en el que se describirán, de manera sucinta, los informes recibidos que servirán de base para elaborar el plan de acción, la evaluación del proceso para llevarlo a cabo y la relación de hallazgos que lo componen.
c) Hallazgos identificados, de acuerdo con la tipología establecida por la Oficina Nacional de Auditoría, medidas a adoptar y calendario para implementarlas.
Cuarto. Plazos de elaboración.
1. Con la periodicidad que establezca la normativa en vigor, los planes de acción se elaborarán en el plazo de tres meses a contar desde la recepción, por la persona titular del Departamento, de los informes de control emitidos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 161.2 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.
2. Dado que los planes de acción están sujetos a limitados plazos de elaboración, la emisión de los informes que requiera su preparación se ajustará rigurosamente a los plazos fijados en el artículo 80.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, salvo que el cumplimiento del plazo anterior exija un plazo de emisión de informes menor.
3. En la elaboración de los planes de acción se utilizarán preferentemente soportes electrónicos y medios de transmisión telemáticos.
Quinto. Proceso de elaboración de los planes de acción.
1. La elaboración, propuesta, implementación y seguimiento de los planes de acción será dirigida, coordinada e impulsada por la Dirección General de Asuntos Económicos (DIGENECO), de conformidad con los cometidos que le asigna el apartado 2.b) del artículo 5 del Real Decreto 205/2024, de 27 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Defensa. Tales funciones serán desarrolladas por la Subdirección General de Contabilidad, en virtud de lo dispuesto en el apartado 3.a) del citado artículo 5.
2. Los informes globales de control financiero permanente y los informes definitivos de auditoría pública que servirán de base para la elaboración de los planes de acción, según normativa propia de la IGAE, incluirán los aspectos que resulten significativos de la actividad controlada, por su relevancia cuantitativa o cualitativa, por su reiteración, por su novedad, o por cualquier otra circunstancia que los interventores delegados en el Ministerio de Defensa consideren oportunas, debiendo estar identificados de forma clara y concisa.
3. Una vez recibidos todos los informes de control en la DIGENECO, la Subdirección General de Contabilidad iniciará el proceso de elaboración, que se llevará a cabo conforme a las siguientes fases:
a) Fase previa de análisis y asignación de hallazgos según el área de competencia:
En esta fase se llevará a cabo el análisis detallado de las situaciones que requieran plan de acción, agrupando los hallazgos por áreas de responsabilidad competencial. Posteriormente se remitirán los mismos, junto con los informes que resulten procedentes, a los órganos superiores y directivos del Departamento, así como a las autoridades de las Fuerzas Armadas y sus homólogas en los organismos y entidades públicas dependientes, adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa, que dirigen y coordinan la actividad administrativa en las que se han identificado dichas situaciones y de cuyo correcto funcionamiento son responsables, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 205/2024, de 27 de febrero, y en su normativa de desarrollo.
Adicionalmente se acompañarán, en soporte electrónico, los formularios que se consideren necesarios para facilitar y normalizar las respuestas, lo que simplificará su posterior consolidación en el plan de acción del Departamento.
b) Fase de propuesta de medidas:
Las medidas estarán encaminadas al establecimiento de criterios generales que sean aplicables en desarrollo de las diversas políticas y funciones en las que se estructura la actividad administrativa departamental, o que afecten a las mismas y su propuesta será responsabilidad de los órganos directivos del Departamento, las autoridades de las Fuerzas Armadas de superior nivel competentes en el ámbito funcional de la actividad administrativa en la que se identifique el hallazgo, y sus homólogas en los organismos y entidades públicas dependientes, adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa.
Las propuestas deberán contener pautas concretas y valorables para corregir y evitar que se reproduzcan en el futuro, las situaciones puestas de manifiesto en los informes, procediéndose de la forma siguiente:
1.º En el supuesto de que se considere que el hallazgo identificado requiera de la adopción de alguna medida de mejora, se elaborará un plan para subsanarlo que deberá detallar:
– Las consideraciones que se estimen pertinentes en relación con el hallazgo (normas, criterios, recomendaciones, observaciones, etc.).
– Cada una de las medidas concretas que proceda ejecutar para corregirlo, expresadas de manera clara, sintética e identificable, con independencia de que se incluya un detalle explicativo.
– El órgano que deberá llevar a cabo la medida, especificando si se propone realizarla por sí mismo u ordenar su ejecución a otra unidad de su dependencia orgánica o funcional, o si debe ser ejecutada directamente por el órgano objeto del hallazgo.
– La fecha en la que la medida debe haberse implementado.
2.º Si no se considera procedente adoptar medidas de mejora, por haberse ya realizado alguna actuación nueva o por haberse producido algún cambio normativo por el que devengan en innecesarias, se deberá justificar y documentar convenientemente dicha situación, haciendo referencia a los preceptos legales aplicables al caso, así como a los fundamentos técnicos y racionales en que se sustentan, todo ello con la profundidad y extensión que sean necesarias.
3.º Finalmente, se deberá remitir la propuesta de medidas de mejora a la DIGENECO en el plazo establecido para ello.
c) Fase de síntesis y de coordinación final; consolidación y propuesta de plan de acción:
Recibidas las propuestas, y en caso de ser necesario, la DIGENECO llevará a cabo un proceso interactivo con los órganos superiores y directivos del departamento, así como con las correspondientes autoridades de las Fuerzas Armadas y sus homólogas en los organismos y entidades públicas dependientes, adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa, para asegurar que tanto las medidas de mejora, como los calendarios propuestos y los órganos que deban ejecutarlas, queden reflejadas en el plan de acción de manera clara, concisa, concreta, identificable y valorable.
El plan de acción agrupará en un solo documento las medidas adoptadas, reuniéndolas por órganos directivos, así como el calendario de actuaciones a realizar.
La persona titular de la Dirección General de Asuntos Económicos elevará el plan de acción para su aprobación, en su caso, por la persona titular del Ministerio de Defensa, a través de la persona titular de la Secretaría de Estado de Defensa.
Una vez aprobado, la DIGENECO lo remitirá a la IGAE.
Sexto. Valoración del plan de acción por la IGAE.
1. De conformidad con lo establecido en el artículo 161 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, la IGAE, a través de la INTERGEDEF, procederá a valorar las medidas propuestas en el plan de acción.
La valoración como abierta o cerrada de las medidas propuestas se realizará de conformidad con lo indicado en la Instrucción 1/2022 de la Oficina Nacional de Auditoría, por la que se determinan los requisitos y el procedimiento para la petición y valoración de planes de acción.
2. Asimismo, y de acuerdo con lo establecido en la citada Instrucción 1/2022, con carácter anual, la IGAE notificará a la persona titular del departamento ministerial, previo análisis por la Oficina Nacional de Auditoría, el estado de situación de los planes de acción, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 161.2 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.
Séptimo. Implementación y seguimiento del plan de acción.
1. Una vez aprobado, el plan de acción pasa a ser ejecutivo y la DIGENECO lo remitirá para su implementación a los órganos superiores y directivos del departamento, así como a las correspondientes autoridades de las Fuerzas Armadas y sus homólogas en los organismos y entidades públicas dependientes, adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa, en cuyas áreas de responsabilidad se identificaron los hallazgos.
2. Para llevar a cabo lo previsto en el apartado 2 del artículo 161 de la Ley 47/2003, referente al seguimiento de la puesta en marcha de estas actuaciones y la posterior información a la IGAE de su efectiva implantación, la Subdirección General de Contabilidad elaborará con carácter anual, un informe de seguimiento del estado de ejecución de los planes de acción en vigor, entendiendo por tales, todos aquéllos que contengan medidas correctoras abiertas, es decir, pendientes de ser implementadas.
3. Ello implica que cada órgano superior y directivo del Departamento, así como las correspondientes autoridades de las Fuerzas Armadas y sus homólogas en los organismos y entidades públicas dependientes, adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa, deberán informar a la DIGENECO, en las fechas que se determine, acerca de la situación en la que se encuentre la ejecución de los planes de acción y la efectiva subsanación de los respectivos hallazgos.
4. Específicamente, en el informe de seguimiento se deberán recoger, por cada plan de acción, los siguientes aspectos:
a) Las medidas aprobadas que han sido implementadas según el calendario de actuaciones previsto, junto con su correspondiente soporte documental.
b) Las medidas aprobadas que no hayan sido implementadas por no haber vencido el plazo previsto.
c) Las medidas aprobadas que no hayan sido implementadas, bien por ser necesario una modificación del calendario inicialmente propuesto, porque se requiriesen actuaciones adicionales o bien porque su cumplimiento deviniese improbable. En todo caso, se deberán explicar las causas por las que no ha sido posible su ejecución.
5. Una vez recibida toda la información, la DIGENECO procederá a consolidarla en un único documento que remitirá a la IGAE.
Octavo. Relaciones funcionales.
Para el ejercicio de los cometidos establecidos en la presente orden ministerial, la DIGENECO podrá relacionarse directamente con todos los órganos directivos y de gestión, tanto del propio Ministerio de Defensa, como de los organismos y entidades públicas adscritas o dependientes del mismo, para lo que se podrán establecer los canales de comunicación que se estimen necesarios.
Auditoría de Cuentas
Contabilidad
Control financiero
Gestión presupuestaria
Intervención General de la Administración del Estado