Orden TES/1291/2024, de 13 de noviembre, por la que se regula el Registro Electrónico de apoderamientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Ministerio de Trabajo y Economía Social · 18 de noviembre de 2024
Crea y regula el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En él se inscriben los poderes que una persona otorga a otra para realizar trámites concretos ante este organismo. Establece cómo se otorgan, aceptan, inscriben, modifican, renuevan y revocan esos poderes.
Qué cambia
Las personas que actúen ante la Inspección de Trabajo en nombre de otra podrán acreditar ese poder mediante su inscripción en este registro electrónico. Los trámites de representación para actuaciones ante este organismo pasan a gestionarse por vía electrónica.
A quién afecta
personas que actúan en nombre de otra ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social · empresas y personas obligadas ante la Inspección de Trabajo · entidades sin personalidad jurídica · representantes de las personas trabajadoras · ciudadanos que realizan trámites ante la Inspección de Trabajo
Empleo y trabajo
Administración pública e instituciones
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Texto
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ha supuesto un avance en el uso de medios electrónicos en el ámbito de las Administraciones públicas, al establecer que la tramitación electrónica debe ser la forma habitual de funcionamiento de estas y de su relación con los ciudadanos. Sobre ese presupuesto, la ley se ordena hacia una administración totalmente electrónica, interconectada y transparente, que permita agilizar los procedimientos administrativos y reducir los tiempos de tramitación.
Uno de los ámbitos en los que se introduce la Administración electrónica es el de la representación. El título I de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, dedicado a las personas interesadas en el procedimiento, regula, entre otras cuestiones, la capacidad de obrar para actuar ante las Administraciones públicas a los efectos previstos en dicha ley, y prevé en materia de representación nuevos instrumentos para su acreditación en el ámbito exclusivo de las Administraciones públicas, como el apoderamiento «apud acta», presencial o electrónico, y la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración pública competente.
Por su parte, el artículo 6 prevé la existencia de registros electrónicos generales de apoderamientos, que podrán coexistir con registros electrónicos particulares en cada organismo, donde se inscribirán los poderes otorgados para la realización de trámites específicos ante el mismo.
Por otra parte, el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, desarrolla estas prescripciones legales y establece en su artículo 32 la posibilidad de acreditar la representación mediante acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración pública competente o en los registros particulares de apoderamientos. Y, de nuevo, dispone en su artículo 33 que, sin perjuicio del registro general de apoderamientos de la Administración General del Estado, cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente de la Administración General del Estado podrá disponer de un registro particular de apoderamientos en el que se inscriban los poderes otorgados por quien ostente la condición de persona interesada para realizar los trámites específicos de su competencia y cuya gestión corresponderá al propio organismo o entidad. Además, especifica que en estos registros particulares no podrán inscribirse los poderes previstos en el artículo 6.4.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, es decir, aquellos poderes generales que permiten que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la persona poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración.
Para completar este contexto normativo, ha de citarse el Real Decreto 1011/2023, de 5 de diciembre, por el que se modifican el Reglamento general sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, y el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero, en materia de administración electrónica.
El Real Decreto 1011/2023, de 5 de diciembre, introduce dos modificaciones importantes en el Reglamento sobre organización y funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En primer lugar, modifica su artículo 21, creando el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (en adelante, REA-ITSS), con el fin de acoger los apoderamientos «apud acta» relativos a actuaciones de la competencia del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El citado artículo 21 prevé también la regulación de este Registro mediante orden ministerial.
En segundo lugar, el Real Decreto 1011/2023, de 5 de diciembre, introduce en el citado reglamento una disposición adicional cuarta, en la que se prevé que el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social y las comunidades autónomas podrán articular medidas de colaboración en relación con la tramitación y resolución de actuaciones inspectoras y procedimientos iniciados por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Entre esas medidas de colaboración, las comunidades autónomas podrán adherirse a las aplicaciones informáticas desarrolladas por el organismo autónomo Organismo Estatal para su utilización como soporte tecnológico de sus propios registros electrónicos de apoderamientos.
Pues bien, de acuerdo con estas previsiones, esta orden regula los requisitos y condiciones de funcionamiento del REA-ITSS; además, prevé la adopción de medidas de cooperación con otras Administraciones, entre ellas, la configuración de una aplicación informática de apoderamientos.
En cuanto al REA-ITSS, este tiene por finalidad facilitar la representación de los ciudadanos mediante el otorgamiento de poderes de representación, de manera voluntaria, a través de apoderamiento «apud acta» efectuado por comparecencia, personal o electrónica, o acreditando su inscripción en el registro, sin coste alguno para la ciudadanía, designando el poderdante a otra persona para que realice trámites en su nombre en actuaciones inspectoras o en el marco de los procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social, en el ámbito del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Con este fin, la orden determina el organismo responsable del REA-ITSS y el sistema de funcionamiento del mismo, el modo de otorgamiento y el procedimiento de incorporación de los apoderamientos en el registro, así como la revocación, renuncia y vigencia de los poderes; de igual forma, establece los modelos de poderes inscribibles en el registro y de su revocación, renuncia y prórroga.
En cuanto a la aplicación electrónica de apoderamientos, tiene por objeto desarrollar un soporte tecnológico que puedan utilizar tanto el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, como las autoridades competentes para realizar actuaciones inspectoras o tramitar y resolver procedimientos sancionadores en el orden social. La finalidad de esta aplicación común es facilitar a los ciudadanos la acreditación de la representación ante las distintas administraciones que intervienen como consecuencia de una actuación inspectora o de un procedimiento sancionador en el orden social.
Cuando, como consecuencia de una actuación inspectora, se detecta una infracción, se inicia el procedimiento sancionador. Ahora bien, ese procedimiento sancionador se resuelve por un órgano administrativo que es diverso según la materia sobre la que versa la infracción: es la autoridad laboral autonómica, en el caso de las infracciones en materia laboral y de prevención de riesgos laborales; es un órgano de la Administración General del Estado, en el caso de infracciones en materia de Seguridad Social, de trabajo de extranjeros, de formación o de prestaciones por desempleo.
Pues bien, esta participación de diversas administraciones en un mismo procedimiento administrativo aconseja adoptar medidas de cooperación y de coordinación, a fin de evitar que los ciudadanos tengan que asumir una carga administrativa adicional como consecuencia de esta configuración del procedimiento.
Entre esas medidas se encuentra la creación de una aplicación informática de apoderamientos que las Administraciones intervinientes en la actuación inspectora o en el procedimiento sancionador puedan utilizar como soporte tecnológico de sus propios registros electrónicos de apoderamientos. Al utilizar un soporte tecnológico común, es posible adoptar medidas de simplificación administrativa que permitan al ciudadano acreditar la representación de un modo ágil y sencillo, evitando la multiplicación de trámites para la gestión de un mismo procedimiento.
En la misma línea, también se prevé la adopción de otras medidas de cooperación con otros organismos o administraciones, como puede ser el caso de la Administración de la Seguridad Social, que ya dispone de un Registro Electrónico de Apoderamientos propio. En el caso de adoptarse, estas medidas deberán dirigirse igualmente a reducir la carga administrativa de los destinatarios de la actividad administrativa de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de la Administración de la Seguridad Social, destinatarios que en muchas ocasiones serán los mismos.
Por último, el principio de protección de datos informará la utilización de las nuevas tecnologías en el ámbito de los apoderamientos, y el tratamiento de datos personales que ello conlleva, tanto en el REA-ITSS, como en la aplicación de uso compartido. A este respecto, la base jurídica de este tratamiento de datos personales se encuentra tanto en el artículo 6.1.e) del Reglamento General de Protección de Datos (el cumplimiento de una misión de interés público), en relación con los artículos 5 y 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
La orden se estructura en tres capítulos, que comprenden diecinueve artículos, a los que se añaden tres disposiciones adicionales, una disposición transitoria, tres disposiciones finales y cinco anexos.
El capítulo I contiene las disposiciones comunes de la norma, como el objeto y las definiciones aplicables a distintos conceptos utilizados en la orden. El capítulo II regula el REA-ITSS. Y, finalmente, el capítulo III contiene la regulación de la aplicación informática de apoderamientos y prevé la posibilidad de adoptar otras medidas de cooperación entre las Administraciones competentes para tramitar y resolver actuaciones inspectoras o procedimientos iniciados por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En cuanto a las disposiciones adicionales, la primera adapta al ámbito del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social la normativa general sobre notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos, y no electrónicos, así como sobre el modo en que deben presentarse las solicitudes, declaraciones o cualquier otro tipo de documentación por medios electrónicos por parte de los interesados.
La disposición adicional segunda aclara la aplicabilidad de la norma a entidades sin personalidad jurídica, representantes legales y sindicales de los trabajadores, mientras que la tercera se refiere a la ausencia de incremento de coste derivado de la aplicación de la orden.
La disposición transitoria única establece la ubicación provisional del REA-ITSS y de determinados trámites, durante el tiempo necesario para realizar los desarrollos informáticos que se están llevando a cabo por el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Las disposiciones finales se refieren al título competencial de la norma, a las facultades de desarrollo de la orden por parte de la persona que ostente la Dirección del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social y a la entrada en vigor de la norma, que se producirá el 2 de enero de 2025.
En el contenido y tramitación de esta orden, se han observado los principios de buena regulación a los que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
En relación con los principios de necesidad y eficacia, la norma persigue el interés general, facilitando el ejercicio de la facultad de actuar mediante representante, así como agilizando las actuaciones y los procedimientos administrativos en el ámbito del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, dotándolos de mayor seguridad y haciendo más fácil a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos ante el Sistema.
Asimismo, la norma se adecúa al principio de proporcionalidad, sin que sea restrictiva de derechos, sino al contrario, garante de los mismos, de acuerdo con la regulación legal que desarrolla. Además, se adopta esta regulación con la menor intervención posible en el ordenamiento jurídico. En este sentido, se ha optado por una regulación básica contenida en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, completando esa regulación a través de una orden ministerial.
Por otra parte, la norma es respetuosa con el principio de seguridad jurídica, al establecer una regulación coherente con el resto del ordenamiento jurídico, clara, y que facilita la actuación y toma de decisiones por los interesados. En cuanto al principio de eficiencia, esta orden minora las cargas administrativas para los ciudadanos y, si bien su aplicación efectiva exige adaptaciones en los medios utilizados por el Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social para relacionarse con los ciudadanos, su coste es totalmente proporcionado a los beneficios que reporta.
Finalmente, cumple el principio de transparencia en tanto que, de conformidad con lo previsto en el artículo 26.6 de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno, esta orden se ha sometido al trámite de audiencia e información pública.
En el proceso de su tramitación, la norma también ha sido sometida a consulta de las organizaciones empresariales y sindicales más representativas, así como a las autoridades laborales de las Comunidades Autónomas.
La orden ha sido informada favorablemente por la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Trabajo y Economía Social, al amparo de lo previsto en el artículo 2.2.j) de la Orden TES/1214/2021, de 29 de octubre, por la que se crea la Comisión Ministerial de Administración Digital y se regula su composición y funciones.
La orden se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.7.ª, 17.ª y 18.ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de legislación laboral, sin perjuicio de su ejecución por los órganos de las Comunidades Autónomas; legislación básica y régimen económico de la Seguridad Social, sin perjuicio de la ejecución de sus servicios por las Comunidades Autónomas; y procedimiento administrativo común.
Asimismo, la orden se dicta en virtud de lo previsto en el artículo 24.f) de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, y de la disposición final primera del Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero.
En su virtud, a propuesta de la Ministra de Trabajo y Economía Social, con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1. Objeto.
Esta orden tiene por objeto regular los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico de Apoderamientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (REA-ITSS), así como la adopción de medidas de cooperación por parte de las autoridades competentes que intervienen en el procedimiento sancionador en el orden social para facilitar a las personas interesadas la realización de trámites a través de representante.
Igualmente, esta orden tiene por objeto aprobar los modelos que figuran en sus anexos, que podrán utilizarse para su presentación en papel por los sujetos no obligados a relacionarse con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social por medios electrónicos.
Todo ello de conformidad con lo previsto en el artículo 21 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero, por el que se crea el REA-ITSS, y en su disposición adicional cuarta.
Artículo 2. Definiciones.
A los efectos de esta orden, se entiende por:
a) Inspección de Trabajo y Seguridad Social: el servicio público definido en el artículo 1.2 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
b) Procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social: los regulados por el Reglamento general sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo.
c) Actuaciones inspectoras: conjunto de actuaciones realizadas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social destinadas a comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y convencionales en el orden social, y de las que pueden derivar posteriormente alguna de las medidas previstas en el artículo 22 de la Ley 23/2015, de 21 de julio.
Artículo 3. Protección de datos personales.
1. La titularidad y gestión de la aplicación informática de apoderamientos que se regula en esta orden corresponde al organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, por lo que al mismo le corresponde la condición de responsable del tratamiento de datos personales. Por su parte, corresponden a la Dirección del Organismo Estatal las funciones de encargado de dicho tratamiento.
2. Todos los tratamientos de datos de carácter personal de las personas físicas se realizarán con sujeción a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos y en el resto de la normativa sobre protección de datos personales (RGPD).
El tratamiento de datos, conforme a dispuesto en el artículo 5 del citado reglamento y del artículo 24 de la de la Ley 23/2015, de 21 de julio, se realizará con sujeción a los principios de licitud, lealtad y transparencia; limitación de la finalidad; minimización de datos; exactitud; integridad y confidencialidad; limitación del plazo de conservación; y responsabilidad proactiva.
3. Cuando la persona poderdante o la persona apoderada fueran personas físicas, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento de la aplicación informática de apoderamientos se fundamenta en la letra e) del artículo 6.1. del RGPD, al ser necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento, consistente en el ejercicio de la función pública inspectora en el orden social, conforme a lo previsto en los artículos 1.2 y 12 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en relación con los artículos 5 y 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, limitándose a esa finalidad. Ello sin perjuicio de que sea necesaria la adopción de las medidas técnicas y organizativas a las que se refiere el apartado 5.
En todo caso, el tratamiento de datos personales que supone la aplicación de la presente orden se regirá por el principio de protección de los datos personales, derivado del previo análisis de los riesgos y evaluación de impacto de los derechos y libertades físicas, que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario.
4. Como garantía del principio de limitación de la finalidad, los datos personales recogidos en la aplicación no podrán tratarse para una finalidad diferente a la acreditación de la existencia y vigencia de un apoderamiento inscrito.
5. Se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos personales y que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario.
Las medidas a implantar como consecuencia del análisis de riesgos, en caso de resultar agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad prevalecerán sobre estas últimas, a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el RGPD.
CAPÍTULO II
Registro Electrónico de Apoderamientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Artículo 4. Ámbito de aplicación.
1. En el Registro Electrónico de Apoderamientos del Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social (REA-ITSS), se inscribirán los poderes otorgados «apud acta» a favor de representante, por quien ostente la condición de persona denunciante, de persona inspeccionada o de persona interesada, para actuar en su nombre ante el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social en una actuación inspectora o un procedimiento administrativo.
2. El organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social es el responsable de la gestión, el funcionamiento y el mantenimiento del REA-ITSS.
Artículo 5. Tipos de apoderamientos inscribibles en el registro.
1. En el REA-ITSS podrán inscribirse los siguientes tipos de apoderamientos «apud acta»:
a) Apoderamiento para que la persona apoderada pueda llevar a cabo en nombre de la persona poderdante y ante el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cualquier actuación administrativa recogida en el anexo I, sin que se pueda renunciar o revocar el poder por separado respecto a alguno de ellos.
b) Apoderamiento por trámites, para que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la persona poderdante solo en aquellos trámites seleccionados de entre los relacionados en el anexo I, pudiéndose renunciar o revocar el poder por separado respecto a cualquiera de ellos.
2. En la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social figurará una relación pública de los trámites que pueden ser objeto de apoderamiento conforme a lo previsto en el apartado 1.b).
Artículo 6. Ubicación del Registro y soporte tecnológico.
1. El REA-ITSS estará disponible en la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
2. El REA-ITSS utilizará como soporte tecnológico la aplicación informática que se regula en el capítulo III.
Artículo 7. Personas poderdantes y personas apoderadas.
1. Podrán ser personas poderdantes las personas físicas y jurídicas que ostenten capacidad de obrar y que tengan la condición de persona denunciante, de persona inspeccionada o de persona interesada en relación con los trámites relacionados en el anexo I.
Asimismo, podrán otorgar apoderamiento las personas a las que se refiere el artículo 18.2 de la Ley 23/2015, de 21 de julio.
2. Podrán ser personas apoderadas las personas físicas que ostenten capacidad de obrar, así como las personas jurídicas cuando, específicamente, tengan prevista en sus estatutos la posibilidad de actuar en representación de un tercero ante las Administraciones públicas.
3. El apoderamiento podrá ser otorgado a una o varias personas tanto físicas como jurídicas. Cuando el poder se otorgue a varias personas, cada una de ellas podrá realizar en nombre de la persona apoderada los trámites identificados en el poder.
Artículo 8. Otorgamiento del poder y otras actuaciones.
1. A efectos de su inscripción en el registro, el otorgamiento de un poder «apud acta» podrá realizarse a solicitud de la persona poderdante o de la persona apoderada, de alguna de las siguientes formas:
a) Mediante comparecencia en la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a través del uso de los sistemas de identificación y firma previstos en los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Si el compareciente fuese una persona jurídica, la identificación y firma se realizarán mediante el uso de certificados cualificados de representante, como medio de acreditar la representación y capacidad para realizar las actuaciones en el registro. La solicitud quedará anotada automáticamente en el REA-ITSS para constancia de presentación por la persona solicitante, entregándole un justificante de dicha presentación.
b) Mediante comparecencia de la persona física no obligada a relacionarse electrónicamente con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social en una oficina de dicho Organismo, o bien en cualquier oficina de asistencia en materia de registros de otras Administraciones públicas u organismos. En este caso:
1.º Si la solicitud se presentase en una oficina del Organismo Estatal, quedará anotada automáticamente en el REA-ITSS para constancia de presentación por la persona solicitante, entregándole un justificante de dicha presentación.
2.º Si la solicitud se presentase en una oficina de asistencia en materia de registros de otras Administraciones públicas u organismos, dicha oficina de asistencia entregará a la persona solicitante un justificante de su solicitud y la remitirá al Organismo Estatal.
2. Cuando la persona poderdante solicite la inscripción del apoderamiento, desde el REA-ITSS se comunicará a la persona apoderada el otorgamiento del poder a su favor, advirtiéndole de la necesidad de aceptar expresamente el apoderamiento, así como, cuando proceda, de presentar la declaración responsable a que se refiere el artículo 9.3.
A efectos de la comunicación indicada en el párrafo anterior, la persona poderdante deberá facilitar los datos de contacto de la persona apoderada.
3. Cuando la persona apoderada solicite la inscripción del apoderamiento, desde el REA-ITSS se comunicará a la persona poderdante dicha solicitud, a efectos de que confirme el otorgamiento del poder en su nombre a favor de la persona apoderada.
A efectos de la comunicación indicada en el párrafo anterior, la persona apoderada deberá facilitar los datos de contacto de la persona poderdante.
4. Cuando la solicitud de inscripción se realice por la persona poderdante, se entenderá confirmada tácitamente su voluntad de otorgar el apoderamiento.
Cuando la solicitud de inscripción se realice por la persona apoderada, se entenderá que acepta tácitamente el otorgamiento de poder a su favor.
5. La modificación de los datos y de la vigencia de los apoderamientos otorgados, así como la consulta sobre sus términos y situación y las demás actuaciones relativas a los mismos reguladas en esta orden, tales como su aceptación, confirmación, renuncia y revocación, podrán llevarse a cabo, asimismo, en las formas señaladas en el apartado 1, con las especificidades establecidas en esta orden para cada uno de estos trámites.
Artículo 9. Aceptación y confirmación expresa de los apoderamientos.
1. La aceptación expresa por parte de la persona apoderada o, en su caso, la confirmación expresa de la persona poderdante, serán requisitos necesarios para la inscripción del apoderamiento, a excepción de lo previsto en el artículo 8.4, y se podrán llevar a cabo por alguno de los siguientes medios:
a) Mediante comparecencia en el REA-ITSS, que estará disponible en la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a través del uso de los sistemas de identificación y firma previstos en los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Si el compareciente fuese una persona jurídica, la identificación y firma se realizarán mediante el uso de certificados cualificados de representante, como medio de acreditar la representación y capacidad para realizar las actuaciones en el registro. La aceptación o confirmación quedará anotada automáticamente en el REA-ITSS para constancia de presentación por la persona compareciente, entregándole un justificante de dicha presentación.
b) Mediante comparecencia de la persona física no obligada a relacionarse electrónicamente con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social en una oficina de dicho Organismo, donde la persona compareciente, una vez identificada, aceptará o confirmará el apoderamiento, según corresponda. La aceptación o confirmación quedará anotada automáticamente en el REA-ITSS para constancia de presentación por la persona compareciente, entregándole un justificante de dicha presentación.
c) Mediante comparecencia de la persona física no obligada a relacionarse electrónicamente con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social en una oficina de asistencia en materia de registros de otras Administraciones públicas u organismos, donde la persona compareciente aceptará o confirmará el apoderamiento, según corresponda. La mencionada oficina entregará a la persona compareciente un justificante de su solicitud y la remitirá al organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
2. La persona apoderada deberá aceptar expresamente el apoderamiento, o en su caso, la persona poderdante deberá confirmar el otorgamiento, en el plazo máximo de un mes desde la solicitud.
Transcurrido el plazo indicado sin que se produzca la aceptación o la confirmación, se entenderá que la personas apoderada o poderdante han renunciado.
3. Los poderes otorgados a favor de personas jurídicas sólo se inscribirán y surtirán efecto cuando aquellas procedan a presentar una declaración responsable manifestando que sus estatutos prevén la posibilidad de representar a terceros ante las Administraciones públicas.
Esa declaración, que se ajustará al modelo previsto en el anexo III, deberá firmarse electrónicamente en el momento de solicitud de apoderamiento o aceptación del mismo por la persona jurídica apoderada.
En caso de presentarse nuevas solicitudes de registro de apoderamientos a favor de la misma persona jurídica, no será necesaria la presentación de una nueva declaración responsable, siempre y cuando se mantengan los requisitos de capacidad que la sustentan. La declaración incluirá la obligación de comunicar al REA-ITSS de forma inmediata cualquier cambio que afecte al mantenimiento de la capacidad para representar a terceros ante el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La declaración responsable sustituirá a la presentación de los estatutos, sin perjuicio de que estos puedan ser exigidos con posterioridad por el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En este último caso deberá constar en el registro el resultado de la comprobación realizada.
Artículo 10. Inscripción de los apoderamientos.
Una vez producida la confirmación expresa de la persona poderdante o la aceptación expresa de la persona apoderada, el apoderamiento quedará inscrito en el REA-ITSS, comunicándose a la persona poderdante y apoderada y surtiendo plenos efectos desde la inscripción.
Desde la inscripción del poder, las personas poderdante y apoderada podrán consultar el poder otorgado y obtener una certificación del mismo, en la forma indicada en el artículo 15.
Artículo 11. Contenido del registro.
En los asientos que se realicen para inscribir un apoderamiento en el REA-ITSS se harán constar los siguientes datos:
a) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente de la persona poderdante, así como sus datos de contacto.
b) Nombre y apellidos (para el caso de persona física) o la denominación o razón social (para el caso de persona jurídica), documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente de la persona o personas apoderadas, así como sus datos de contacto.
c) Fecha de solicitud de otorgamiento del poder.
d) Fecha de inscripción en el registro.
e) Período de vigencia del poder.
f) Tipo de poder según las facultades que otorgue.
g) Trámites objeto de apoderamiento.
h) Declaración responsable de persona jurídica manifestando que en sus estatutos está prevista la posibilidad de representar a terceros ante las Administraciones públicas, cuando proceda.
i) Número de referencia del poder asignado por el registro.
j) Estado del poder.
Artículo 12. Plazo de vigencia de los apoderamientos inscritos en el REA-ITSS y sus modificaciones y prórrogas.
1. Los poderes inscritos en el REA-ITSS tendrán una vigencia máxima de cinco años, a contar desde la fecha de su inscripción.
2. En cualquier momento antes de la finalización del plazo señalado en el apartado anterior, la persona poderdante podrá modificar el apoderamiento o prorrogar su vigencia, en las formas previstas en el artículo 8 y siguiendo los trámites previstos en esta orden para el otorgamiento.
3. La modificación del poder se llevará a cabo mediante la especificación del nuevo contenido del poder, definido con arreglo al formulario basado en el modelo previsto en el anexo II.
4. Las prórrogas, que se otorgarán por la persona poderdante mediante la cumplimentación del formulario basado en el modelo previsto en el anexo II, tendrán una validez determinada, sin que esta pueda ser superior a cinco años contados desde la fecha de inscripción de la prórroga en el REA-ITSS.
5. Las prórrogas y modificaciones del poder deberán ser objeto de aceptación expresa, por la persona apoderada, en los términos y con los efectos establecidos en el artículo 9.
Artículo 13. Renuncia y revocación del apoderamiento.
1. La persona apoderada podrá renunciar y la persona poderdante podrá revocar el poder en cualquier momento durante la vigencia del mismo, cumplimentando los modelos previstos en los anexos IV y V respectivamente.
No obstante, la revocación parcial se tramitará de la misma manera que una modificación del apoderamiento previamente realizado, cumplimentando el modelo previsto en el anexo II.
2. La renuncia por la persona apoderada a un apoderamiento y la revocación de este por la persona poderdante, efectuadas en las formas previstas en el artículo 8.1, surtirán efectos desde la fecha en que se produzca la inscripción de la renuncia o la revocación en el registro, comunicándose dicha inscripción de forma inmediata a las personas poderdante y apoderada, respectivamente.
Artículo 14. Notificaciones y comunicaciones en caso de apoderamientos inscritos en el REA-ITSS.
1. En los casos de actuación mediante representante, las notificaciones y comunicaciones se pondrán a disposición, tanto de la persona poderdante, como de la persona apoderada, para estos efectos.
En tales casos, se tomará como fecha de notificación o comunicación aquella en que se hubiera producido en primer lugar la aceptación o el rechazo, siempre que se pueda tener constancia de su envío o puesta a disposición, de la recepción o acceso.
2. Cuando el apoderamiento otorgado incluya el trámite específico de la notificación y pierda su vigencia por revocación de la persona poderdante o renuncia de la persona apoderada, las notificaciones y comunicaciones dejarán de ponerse a disposición del representante a partir del día siguiente a aquel en que dicha revocación o renuncia sea inscrita en el REA-ITSS, y solo para aquellas notificaciones o comunicaciones que no hayan sido emitidas en dicha fecha.
3. Cuando el apoderamiento otorgado a estos efectos pierda su vigencia por transcurso del plazo para el cual se concedió, las notificaciones y comunicaciones dejarán de ponerse a disposición del representante a partir de la fecha en que el poder haya perdido su vigencia, y solo para aquellas notificaciones o comunicaciones que no hayan sido emitidas en dicha fecha.
Artículo 15. Consulta al REA-ITSS por parte de las personas interesadas y obtención de certificados de poderes registrados.
1. El REA-ITSS no tiene carácter público, por lo que la persona interesada sólo podrá acceder a la información de los apoderamientos de los que sea persona poderdante o persona apoderada.
2. Las consultas y certificaciones podrán obtenerse por medios electrónicos, para lo cual la persona interesada podrá identificarse mediante cualquiera de los sistemas de identificación previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que estarán disponibles en la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Las consultas y certificaciones serán firmadas con un certificado de sello electrónico e incluirán un Código Seguro de Verificación, permitiendo en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica.
3. En el caso de las personas físicas no obligadas a relacionarse electrónicamente con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, las consultas y certificaciones previstas en el apartado anterior también podrán realizarse u obtenerse mediante comparecencia en una oficina del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Artículo 16. Interoperabilidad del REA-ITSS.
El REA-ITSS será plenamente interoperable con el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, garantizando su interconexión, compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen al mismo, en los términos que se establezcan en la Norma Técnica de Interoperabilidad del modelo de datos y condiciones de interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos prevista en el párrafo f) del apartado 1 de la disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
CAPÍTULO III
Aplicación informática de apoderamientos y otras medidas de cooperación
Artículo 17. Aplicación informática de apoderamientos.
1. El organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social desarrollará una aplicación informática que permitirá albergar apoderamientos para la realización de trámites en el ámbito de las actuaciones inspectoras y del procedimiento sancionador en el orden social.
El organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social pondrá esta aplicación informática a disposición de las autoridades competentes para realizar actuaciones inspectoras o tramitar y resolver procedimientos sancionadores en el orden social.
2. En el marco de lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y en su normativa de desarrollo, las autoridades mencionadas en el apartado anterior podrán utilizar la aplicación informática para acreditar los apoderamientos otorgados para actuar ante ellas en actuaciones inspectoras o en el procedimiento sancionador en el orden social, en los términos del artículo siguiente.
3. Corresponde al organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social garantizar la disponibilidad y accesibilidad de la aplicación informática de apoderamientos; la identificación de las personas interesadas mediante métodos de identificación admitidos en la sede electrónica del citado organismo; la integridad de los datos incorporados; la generación de evidencias electrónicas que permitan la constatación de la fecha y hora de los accesos y actuaciones relevantes para la incorporación de tales datos, así como la generación de documentos electrónicos que acrediten los poderes inscritos en el registro.
Artículo 18. Condiciones generales para la utilización de la aplicación informática de apoderamientos.
1. La aplicación informática de apoderamientos del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social permitirá alojar los siguientes tipos de apoderamientos:
a) Apoderamientos ante la autoridad competente para todo tipo de trámites relacionados con actuaciones inspectoras o con la tramitación y resolución de procedimientos sancionadores en el orden social.
b) Apoderamientos ante la autoridad competente para la realización de ciertos trámites relacionados con actuaciones inspectoras o con la tramitación y resolución de procedimientos sancionadores en el orden social.
2. En todo caso, la utilización de la aplicación informática de apoderamientos por autoridades competentes distintas del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social únicamente será posible si el régimen jurídico aplicable a los apoderamientos de dicha autoridad competente lo permite y contempla las mismas condiciones que las establecidas en los artículos 7 a 13 de esta orden para la inscripción de los apoderamientos, así como para su modificación, prórroga, revocación y renuncia.
3. La utilización de la aplicación informática de apoderamientos por autoridades competentes distintas del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social requerirá la suscripción de un convenio con dicho Organismo, en el que se especificarán los derechos y obligaciones de las partes y los requerimientos tecnológicos exigibles para su utilización.
Artículo 19. Otras medidas de cooperación.
Las Administraciones competentes para tramitar y resolver actuaciones inspectoras o procedimientos iniciados por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán acordar medidas de cooperación con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social para facilitar el otorgamiento y la acreditación de la representación de los interesados en esos procedimientos.
Disposición adicional primera. Particularidades de las notificaciones y comunicaciones electrónicas y de la presentación de solicitudes, escritos, declaraciones o cualquier otro tipo de documentación en el ámbito del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Las notificaciones y comunicaciones electrónicas realizadas por el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, así como la presentación de solicitudes, escritos, declaraciones o cualquier otro tipo de documentación que se realice a dicho Organismo como consecuencia del ejercicio de la función inspectora o de procedimientos sancionadores en el orden social o liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social, se rigen por la normativa general contenida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, y demás disposiciones de desarrollo, con las siguientes particularidades:
a) El organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social practicará sus notificaciones y comunicaciones electrónicas a través de la Dirección Electrónica Habilitada única; además, las pondrá a disposición de la persona destinataria en la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
b) En el caso de los sujetos obligados a relacionarse por medios electrónicos, si la Inspección de Trabajo y Seguridad Social no dispone de datos de contacto electrónicos para practicar el aviso de su puesta a disposición, la primera notificación que efectúe se realizará en papel en la forma determinada por el artículo 42.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, advirtiendo al interesado en esa primera notificación que las sucesivas se practicarán en forma electrónica y dándole a conocer que puede identificar una dirección de correo electrónico para el aviso de puesta a disposición de las notificaciones electrónicas posteriores.
A tal fin, las personas interesadas podrán comunicar una dirección de correo electrónico a efectos de recibir los avisos de notificaciones y comunicaciones, mediante el trámite existente en la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La persona interesada se hará responsable de disponer de acceso a la dirección de correo electrónico designada. En caso de que deje de estar operativa o pierda la posibilidad de acceso, la persona interesada estará obligada a comunicar al organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social que no se realice el aviso a dicha dirección. El incumplimiento de esta obligación por parte del interesado no conllevará responsabilidad alguna para el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social por los avisos efectuados a direcciones o por medios no operativos.
c) El organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social dispondrá de una base de datos de direcciones de correo electrónico para la práctica de los avisos de puesta a disposición de sus notificaciones y comunicaciones.
Los datos de carácter personal que se transmitan, tanto por medios electrónicos como por medios no electrónicos, serán tratados de conformidad con lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
d) Cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio o haya sido expresamente elegida por el interesado, se entenderá rechazada si, transcurrido el plazo de diez días naturales desde su puesta a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única o en la sede, no se accede a su contenido. En este caso, el trámite de notificación se tendrá por efectuado y se continuará con el procedimiento. En este supuesto, la notificación permanecerá accesible al interesado una vez transcurrido el plazo indicado.
e) La presentación de solicitudes, escritos, declaraciones u otro tipo de documentación por parte de los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con el organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social se efectuará en la sede electrónica del Organismo, sin perjuicio de la posibilidad de presentarlo en los registros electrónicos de cualquier Administración, entidad u organismo referido en el artículo 2.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Lo indicado en el párrafo anterior se entiende sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13.3.c) de la Ley 23/2015, de 21 de julio, respecto de la facultad del funcionario actuante de requerir la presentación de documentación en las oficinas públicas de Inspección.
Disposición adicional segunda. Entidades sin personalidad jurídica y representantes de las personas trabajadoras.
1. Las referencias que se contienen en esta orden a las personas jurídicas deben entenderse hechas, asimismo, a las entidades sin personalidad jurídica, que solo podrán actuar como personas poderdantes.
2. Las referencias a las personas físicas comprenden, asimismo, a quienes ostenten la representación legal o sindical de las personas trabajadoras.
Disposición adicional tercera. No incremento de gasto público.
Lo dispuesto en esta orden se ejecutará con las disponibilidades presupuestarias existentes, sin que de su aplicación derive incremento de dotaciones o retribuciones, ni de gasto de personal, ni de cualesquiera otros gastos a cargo del sector público. Asimismo, no supone disminución de ingreso alguno para la Hacienda Pública Estatal.
Disposición transitoria única. Ubicación provisional de determinados trámites y del Registro Electrónico de Apoderamientos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
1. Hasta tanto no esté en funcionamiento la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, las notificaciones y comunicaciones electrónicas del organismo autónomo Organismo Estatal se practicarán únicamente en la Dirección Electrónica Habilitada única.
2. Hasta tanto no esté en funcionamiento la sede electrónica del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, el REA-ITSS estará disponible en la sede electrónica del Ministerio de Trabajo y Economía Social.
Disposición final primera. Títulos competenciales.
Esta orden se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.7.ª, 17.ª y.18.ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de legislación laboral, sin perjuicio de su ejecución por los órganos de las Comunidades Autónomas; de legislación básica y régimen económico de la Seguridad Social, sin perjuicio de la ejecución de sus servicios por las Comunidades Autónomas; y de procedimiento administrativo común, respectivamente.
Disposición final segunda. Facultades de aplicación y desarrollo.
Se habilita a la persona titular de la Dirección del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social para dictar cuantas resoluciones resulten necesarias para la aplicación y ejecución de lo previsto en esta orden y para actualizar sus anexos, así como la aprobación de otros modelos que, en su caso, resulten precisos para la gestión del REA-ITSS.
Estos modelos serán publicados en la sede electrónica organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Disposición final tercera. Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el 2 de enero de 2025.
Madrid, 13 de noviembre de 2024.–La Vicepresidenta Segunda del Gobierno y Ministra de Trabajo y Economía Social, Yolanda Díaz Pérez.
ANEXO I
Listado de trámites que se pueden realizar mediante el otorgamiento de poder «apud acta» en el ámbito del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social
1. Presentar una solicitud o un escrito.
2. Presentar, ampliar o desistir de una denuncia.
3. Comparecer en representación del sujeto obligado cuando la personación haya sido requerida en el ámbito de una actuación inspectora, y realizar declaraciones sobre hechos o circunstancias con trascendencia inspectora en nombre del representado.
4. Aportar documentación requerida en el marco de una actuación inspectora.
5. Solicitar información sobre el estado del expediente o procedimiento.
6. Presentar un escrito de alegaciones o desistir del mismo, así como solicitar trámite de audiencia/vista del expediente.
7. Recibir notificaciones/comunicaciones.
8. Solicitar el pago de una sanción con reducción.
9. Abonar una sanción.
10. Interponer recursos o desistir de los mismos.
11. Reconocer una deuda.
ANEXO II
Modelo de poder «apud acta» o de modificación o prórroga
ANEXO III
Declaración responsable de persona jurídica en cuyos estatutos se prevé la posibilidad de representar a terceros ante las Administraciones públicas
ANEXO IV
Renuncia del poder otorgado en el ámbito del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social
ANEXO V
Revocación del poder otorgado en el ámbito del organismo autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Acceso a la información
Administración electrónica
Comunicaciones electrónicas
Formularios administrativos
Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Ministerio de Trabajo y Economía Social
Notificaciones telemáticas
Procedimiento administrativo
Programas informáticos
Registros telemáticos
Representación
Referencias
Afecta a disposiciones anteriores (3)
de conformidad conel art. 2.2.j) de la Orden TES/1214/2021, de 29 de octubreOrden TES/1214/2021, de 29 de octubre, por la que se crea la Comisión Ministerial de Administración Digital y se regula su composición y funciones.