Resolución de 12 de junio de 2023, de la Subsecretaría, por la que se implanta el Sistema interno de información, en el ámbito del Ministerio de Política Territorial.
Ministerio de Política Territorial · 13 de junio de 2023
Texto
La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones de Derecho de la Unión, reguló los aspectos mínimos que han de satisfacer los distintos cauces de información a través de los cuales una persona física que sea conocedora en un contexto laboral de una infracción del Derecho de la Unión Europea, pueda dar a conocer la existencia de la misma. Asimismo, la citada directiva obliga a las empresas y entidades públicas a contar con sistemas internos de información, que permitan conocer las prácticas irregulares que se producen en el seno de la propia organización, con el fin de corregirlas o reparar, lo antes posible, los daños que se puedan producir.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, realiza la trasposición de la citada Directiva a nuestro derecho interno, ampliando el ámbito material de la Directiva a las infracciones del ordenamiento nacional. Por otro lado, establece que el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado será el responsable de la implantación del Sistema interno de Información, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, asimismo será el competente para la designación del Responsable del Sistema, y aprobará el procedimiento de gestión de informaciones, en el marco del Sistema interno de información.
La Subsecretaría de Política Territorial, como órgano directivo encargado de la dirección de los servicios comunes del Departamento según establecen los artículos 63.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y 7 del Real Decreto 683/2021, de 3 de agosto, por el que se establece la estructura orgánica básica del Ministerio de Política Territorial, es el órgano competente para llevar a cabo las actuaciones indicadas en el ámbito del Departamento.
Por todo ello, una vez consultada la representación legal de los trabajadores, de conformidad con lo establecido en los artículos 5.1, 8.1 y 9.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, esta Subsecretaría resuelve:
Primero.
Implantar en el ámbito del Ministerio de Política Territorial, el Sistema interno de información, que se incluye a continuación.
Segundo.
Ordenar la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado» y en la intranet del Departamento.
Tercero.
La presente resolución produce efectos desde el día 13 de junio de 2023.
Madrid, 12 de junio de 2023.–El Subsecretario de Política Territorial, Fernando Galindo Elola-Olaso.
SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO DEL MINISTERIO DE POLÍTICA TERRITORIAL
1. Disposiciones generales
1.1 Objeto.
1. Se procede a la implantación del Sistema interno de información del Ministerio de Política Territorial, con el fin de dar cumplimiento a las previsiones contenidas al efecto en el capítulo I del título II de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
2. El Sistema interno de información sobre infracciones del Ministerio de Política Territorial tiene como finalidad que se pueda poner en conocimiento de los responsables del Departamento los posibles casos de fraude, así como otras irregularidades, que en aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, afecten al ámbito del Departamento, y otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas informantes por comunicar dichas irregularidades.
1.2 Régimen jurídico.
La organización y funcionamiento del Sistema interno de información del Ministerio de Política Territorial se regirá por lo previsto en estos apartados, y en todo lo no previsto en ellos, por lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero y, supletoriamente, por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, así como por otra normativa de aplicación cuando proceda.
1.3 Ámbito material de aplicación.
El ámbito de aplicación material es el que figura en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, por lo que se protegerá a las personas físicas que informen, en el ámbito material de las actuaciones de los órganos del Ministerio de Política Territorial, de:
a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
1.º Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
2.º afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
3.º incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
La protección para las personas trabajadoras que informen sobre infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, se entiende sin perjuicio de la establecida en su normativa específica.
De acuerdo con la ley, quedarán excluidas de este procedimiento las informaciones que afecten a la información clasificada, así como las que resulten de la protección del secreto profesional de los profesionales de la medicina y de la abogacía, del deber de confidencialidad de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en el ámbito de sus actuaciones, así como del secreto de las deliberaciones judiciales. Asimismo, se excluyen las informaciones relativas a infracciones en la tramitación de procedimientos de contratación que contengan información clasificada o que hayan sido declarados secretos o reservados, o aquellos cuya ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente, o en los que lo exija la protección de intereses esenciales para la seguridad del Estado.
1.4 Ámbito subjetivo de aplicación.
Conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, serán objeto de recepción, tramitación y seguimiento las informaciones recibidas de los informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones, en el ámbito de las actuaciones de los órganos del Ministerio de Política Territorial, en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:
a) las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
b) los autónomos;
c) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
d) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
También se aplicará a los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Las medidas de protección del informante previstas en el título VII de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, también se aplicarán, en su caso, específicamente a los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante, así como a:
a) personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso,
b) personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y
c) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.
1.5 Responsable del Sistema interno de información.
1. La persona titular de la Subdirección General de Recursos Humanos e Inspección de Servicios será la Responsable del Sistema interno de información, y de la tramitación diligente del procedimiento de gestión de informaciones, conforme a lo establecido en el artículo 9.1. de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
2. La persona Responsable del Sistema interno de Información dispondrá de medios personales y materiales suficientes para desarrollar sus funciones y no podrá recibir instrucción alguna en el ejercicio de sus competencias. Asimismo, la persona Responsable del Sistema tendrá la obligación de guardar secreto sobre las informaciones que conozca con ocasión del ejercicio de sus funciones.
3. Se notificará quien es la persona física Responsable del Sistema interno de Información, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I), una vez que esta se constituya, en el plazo de los 10 días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.
4. Asimismo, en caso de que, en la persona Responsable del Sistema interno de información, concurriese una de las causas de abstención contempladas en el artículo 23.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, o en caso de vacante, ausencia o enfermedad, se seguirán las normas generales de aplicación en estos supuestos con pleno respeto a las garantías y principios recogidos en esta resolución.
2. Estrategia del sistema interno de información
2.1 Principios generales del Sistema de información.
1. El Sistema interno de información del Ministerio de Política Territorial se fundamenta en los siguientes principios:
a) Proporcionar información apropiada y clara relativa al uso de los canales integrados en el sistema.
b) Permitir la presentación de informaciones por escrito a través de medios electrónicos, a través de la plataforma habilitada a tal efecto y que constituya un canal seguro y fácilmente accesible.
c) Garantizar la confidencialidad de la información y de la identidad de la persona informante, aplicando mecanismos y medidas técnicas y funcionales de seguridad y confidencialidad para la protección, el control de acceso solamente a personal autorizado, la anonimización de los datos personales identificativos de las personas informantes y de terceros, así como su custodia cifrada.
d) Asegurar que el tratamiento de datos personales se realiza de conformidad con su normativa reguladora.
e) Permitir a la persona informante indicar sus datos de contacto a efectos de recibir las correspondientes notificaciones.
f) Llevar un libro-registro de todas las informaciones recibidas y de las investigaciones a que haya lugar con las garantías contempladas en el apartado 3.2.
g) Identificará a la persona Responsable del Sistema de información.
h) Establecer campos de información mínima estructurada. Contemplar los campos mínimos de información, que permitan la clasificación de la naturaleza de la materia normativa afectada, mantener el seguimiento del estado de la información y del escalado a otros órganos de investigación, de manera que se puedan satisfacer los requisitos de información y seguimiento del caso tanto a la persona informante como a la Unión Europea.
i) Ofrecer la posibilidad de adjuntar la documentación oportuna y habilitar un medio de subsanar errores en la misma.
j) Poner en conocimiento de la persona informante, del órgano o Administración que, a juicio de la persona Responsable del Sistema de gestión, sería competente en los casos en los que la denuncia fuera ajena a las competencias del Ministerio de Política Territorial, y de su posible remisión de oficio, al amparo del artículo 14.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, al órgano que se considere competente, previa autorización expresa de la persona informante, a fin de garantizar su protección.
2. En cuanto a los límites a la confidencialidad y el anonimato, la presentación y tramitación de comunicaciones anónimas tiene como límite los requisitos de denuncia de los órganos especializados en investigaciones penales y las garantías del proceso judicial para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada.
2.2 Principios generales de defensa del informante.
1. La persona que informe sobre las irregularidades será debidamente informada de las garantías que le asisten, entre las que se encuentran las siguientes:
a) A la protección de su identidad en el transcurso de la investigación. A los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará de forma expresa de que su identidad será en todo caso reservada y que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
b) A la prohibición de represalias.
c) A recibir un acuse de recibo de la comunicación en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
d) A ser informada por escrito sobre el resultado del trámite de admisión de la información para ser investigada en un plazo máximo de 10 días hábiles desde la comunicación.
e) A ser informada por escrito del resultado de las investigaciones en el plazo de máximo de tres meses desde la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo, desde la finalización del plazo de siete días naturales posterior a realizarse la comunicación.
f) A indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación.
g) A ser informada sobre la identidad de la persona responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento y la posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
h) A permanecer en el anonimato, en caso de que así lo desee con los límites establecidos en el apartado 2.2.
i) A la supresión de sus datos, transcurridos tres meses desde la finalización del procedimiento de investigación o archivo de las actuaciones, salvo que la información recibida conlleve la apertura de un procedimiento penal o disciplinario, caso en el cual el plazo comenzará a contar desde que recaiga sentencia o resolución administrativa en dichos procedimientos.
j) A asegurar en todo momento su protección frente a posibles perjuicios derivados de la comunicación de la información.
2. Tendrán derecho a protección, las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siempre que:
a) Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de esta ley,
b) La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en este procedimiento y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Para que las garantías de protección descritas en el apartado anterior puedan hacerse efectivas, las personas informantes deberán cumplir las condiciones previstas en el artículo 35 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, y no encontrarse entre alguno de los colectivos excluidos contemplados en dicho artículo.
3. Aspectos generales de las informaciones
3.1 Requisitos y forma de las comunicaciones.
1. Las comunicaciones especificarán las circunstancias que faciliten la identificación de las acciones y las omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que se quieran poner en conocimiento del Ministerio de Política Territorial, por lo que en todo caso es obligatorio rellenar el campo destinado a describir detalladamente la conducta contraria a derecho.
La persona Responsable del Sistema interno de información podrá requerir, en cualquier momento, a las personas informantes, aquella información adicional que resulte necesaria para el esclarecimiento de los hechos denunciados, salvo que estos hayan manifestado su rechazo a recibir comunicaciones.
2. El Sistema interno de información permitirá la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas. La cumplimentación de los campos identificativos de la persona que presenta la comunicación, así como los datos relativos a su dirección física o electrónica, es voluntaria.
3. Los datos relativos a la identidad del informante, en el caso de que se hayan proporcionado, serán almacenados en el sistema debidamente anonimizados de forma que se preserve la identidad del informante. Asimismo, se adoptarán medidas técnicas y organizativas que preserven y garanticen la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.
Las comunicaciones de información se deberán realizar por escrito por medios electrónicos, a través del Sistema interno de información implantado en esta resolución y accesible a través del siguiente enlace https://www.mpt.gob.es/canalinterno
4. La comunicación que presente la persona informante deberá reunir los siguientes requisitos:
a) Describir de la manera más detallada posible la conducta que comunica y proporcionar toda la documentación disponible sobre la misma, o, en defecto de esta, indicios objetivos para obtener las pruebas necesarias. No se podrán emprender actuaciones fundamentadas tan solo en opiniones.
b) Tener una creencia razonable sobre la veracidad de la información que comunica y no formular comunicaciones con mala fe o abuso de derecho. La persona que comunique informaciones que vulneren el principio de buena fe o con abuso de derecho podrá incurrir en responsabilidad civil, penal y administrativa, de acuerdo con lo señalado en la normativa aplicable.
3.2 Registro de las comunicaciones de información.
1. Todas las comunicaciones de información recibidas, así como las investigaciones internas a que hayan dado lugar, se anotarán en el libro-registro habilitado específicamente a tal efecto, garantizando en todo caso los requisitos de confidencialidad previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
2. El sistema de gestión de información estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal designado por la persona Responsable del Sistema interno de información convenientemente autorizado, en la que se registrarán todas las comunicaciones recibidas, cumplimentando los datos, completos y exactos, relativos a la fecha de recepción, el código de identificación, las actuaciones desarrolladas, las medidas adoptadas y la fecha de cierre.
3. Este registro no es público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial, mediante auto y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.
3.3 Acuse de recibo de la información.
1. Recibida la información, en un plazo no superior a los siete días naturales siguientes a dicha recepción, se procederá a acusar recibo de la comunicación.
El acuse de recibo contendrá el código generado automáticamente a través del Sistema interno de información, que permitirá consultar a la persona informante el estado de la tramitación del procedimiento, así como la información sobre las garantías que le asisten de conformidad con el apartado 2 de este Sistema interno.
2. Queda exceptuada la obligación de realizar el acuse de recibo previsto en el párrafo anterior cuando:
a) La persona informante haya renunciado expresamente a recibir comunicaciones relativas a la investigación.
b) La persona Responsable del Sistema interno de información considere razonablemente, que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad de la persona informante.
4. Procedimiento de gestión de informaciones
4.1 Iniciación del procedimiento.
1. Una vez registrada la información, la persona Responsable del Sistema interno de información, examinará el ámbito competencial al que se refiere aquella, así como la eventual concurrencia de alguna de las causas de inadmisión previstas en este apartado.
2. Realizado este análisis preliminar, en un plazo que no podrá ser superior a 10 días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación, el Responsable del Sistema, acordará:
a) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
1.º Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud o se advierta que la comunicación no reúne los requisitos establecidos en el apartado 3.1.4.
2.º Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
3.º Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de la persona Responsable del Sistema interno de información, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
4.º Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
5.º Cuando los hechos sobre los que verse la información sean ajenos al ámbito organizativo o competencial del Ministerio de Política Territorial. En este supuesto, para evitar cualquier riesgo en la preservación de la identidad de la persona informante y asegurar la trazabilidad de la información, la inadmisión deberá indicar el órgano o Administración, que, a juicio de la persona Responsable del Sistema interno de información, pueda ser el competente respecto de la información que se ha proporcionado, absteniéndose de remitir de oficio la información a dicho órgano, salvo que, de manera expresa la persona informante autorice la remisión, conforme a lo dispuesto en el apartado 2.1.1.j).
El acuerdo de inadmisión, que deberá contener una sucinta motivación, se comunicará a la persona informante dentro de los cinco días hábiles siguientes a su adopción, salvo que la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
b) Admitir a trámite la comunicación. La admisión a trámite se comunicará a la persona informante dentro de los cinco días hábiles siguientes a la adopción de la decisión de admisión a trámite, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
4.2 Tramitación del procedimiento.
1. Admitida a trámite la comunicación, la persona Responsable del Sistema interno de información designará a un funcionario para instruir el procedimiento con arreglo a las siguientes reglas:
a) Si la materia sobre la cual versa la información es competencia de cualquier órgano de los servicios centrales del Departamento, el instructor o la instructora del procedimiento que se designe habrá de pertenecer a la Subdirección General de Recursos Humanos e Inspección de Servicios.
b) Si la información recibida versa sobre el ámbito competencial de una Delegación o Subdelegación del Gobierno o de una Dirección Insular, se designará al instructor o instructora del procedimiento, a propuesta de la Inspección de Servicios de la Administración General del Estado en el Territorio.
c) En caso de que concurra una de las causas de abstención enumeradas en el artículo 23.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en las personas designadas como instructoras, se nombrará a otro funcionario, preferentemente de la misma unidad, para instruir el procedimiento. Las recusaciones que se planteen serán resueltas por la persona Responsable del Sistema interno de información, siendo de aplicación para todo lo demás, lo establecido en el artículo 24 de la citada ley. La recusación suspenderá, en todo caso, el plazo máximo para finalizar el procedimiento, aplicándose lo establecido en el artículo 22.2.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Las personas que instruyan estos procedimientos gozarán de las mismas garantías que la persona Responsable del Sistema interno de información.
2. Una vez efectuada la designación, de acuerdo con los principios de congruencia, necesidad, proporcionalidad, celeridad, eficacia, economía procedimental y máxima confidencialidad, la persona designada para instruir el procedimiento:
a) Comunicará a la persona o unidad afectada, a través de su titular, los hechos denunciados a los efectos de que tenga conocimiento del procedimiento y pueda formular las alegaciones y proponer las pruebas que mejor convengan a su derecho.
b) Dispondrá, en su caso, la apertura de un periodo de prueba, de oficio o a instancia de parte, al que se le aplicará lo establecido en los artículos 77 y 78 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
c) Siempre que sea posible, se realizará una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
d) Solicitará los informes que estime oportunos, que deberán emitirse en el plazo de 10 días hábiles. Transcurrido ese plazo sin que hayan sido enviados los mismo, se proseguirá con las actuaciones.
Los supuestos anteriores suspenderán, automáticamente, el plazo máximo de tres meses para dictar y notificar la resolución que ponga fin al procedimiento.
3. Una vez practicadas las pruebas y recibidos los informes solicitados y la documentación complementaria que en su caso pueda aportar la persona informante recogida en la letra b) del apartado siguiente, se dispondrá la apertura de un trámite de audiencia durante un plazo de 10 días hábiles para que la persona o unidad afectada formule las alegaciones que mejor convengan a su derecho.
4. Por otro lado, durante la instrucción del procedimiento se garantizará que:
a) La persona o unidad afectada pueda acceder en todo momento al expediente, siempre que quede preservada la identidad de la persona informante, así como la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.
b) La persona informante pueda conocer en cualquier momento el estado de la tramitación del procedimiento y comparecer ante la persona instructora. La aportación de documentación adicional por parte de la persona informante durante la fase de instrucción deberá producirse antes del trámite de audiencia.
5. A las actuaciones referentes a la admisión o inadmisión mencionadas en el apartado 4.1, así como a las actuaciones previstas en este apartado, se les aplicará el régimen de ampliación de plazos del artículo 23 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Asimismo, el precepto indicado también le resultará de aplicación al plazo máximo de resolución de tres meses, previsto en el apartado 2.2.1.e) de este procedimiento en aquellos casos en los que la investigación revista una especial complejidad de conformidad con lo previsto en el artículo 9.2.d) in fine de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
4.3 Terminación del procedimiento.
1. Finalizada la instrucción, el instructor elaborará un informe con el resultado de sus actuaciones, que remitirá a la persona Responsable del Sistema interno de información y que contendrá, al menos, los siguientes extremos:
a) La exposición de los hechos relatados.
b) Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
c) Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y valoración de los hechos y los indicios que las sustentan.
2. Sobre la base del informe del instructor, la persona Responsable del Sistema interno emitirá un informe que será remitido a la persona titular de la Subsecretaría de Política Territorial, a fin de que adopte alguna de las decisiones siguientes:
a) Archivo del expediente, que será notificado a la persona informante y, en su caso, a la persona afectada. En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección prevista en el ordenamiento, salvo que se concluyera en la instrucción que la información debería haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas en el artículo 18.2.a) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
b) Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, lo remitirá a la Fiscalía Europea.
c) Traslado de todo lo actuado a la autoridad u organismo que se considere competente para su tramitación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18.2.d) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
d) Traslado al órgano competente para la iniciación de un procedimiento sancionador, en caso de que existan indicios de la comisión de una falta disciplinaria.
En el caso de que en la persona titular de la Subsecretaría de Política Territorial, concurriese alguna de las causas de abstención contempladas en el artículo 23.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, corresponderá la adopción de alguna de las decisiones indicadas a la persona titular del Departamento.
3. La persona Responsable del Sistema interno de información comunicará a la persona informante, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima, dentro del plazo máximo de tres meses, ampliable por idéntico plazo según se indica en el apartado 4.2.4, a contar desde el registro de la comunicación a través de la plataforma utilizada a tal efecto, los siguientes extremos:
a) Una sucinta relación de las actuaciones practicadas.
b) La decisión que se adopte.
c) La indicación de que, de conformidad con lo establecido en el artículo 13.5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, las decisiones adoptadas en relación con las informaciones no son recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa.
5. Prohibición de represalias
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en el ordenamiento.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, sólo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Se exceptúa el supuesto en que dicha acción u omisión pueda justificarse objetivamente en atención a una finalidad legítima y que los medios para alcanzar dicha finalidad sean necesarios y adecuados.
Se considerarán represalias aquellas conductas mencionadas en el artículo 36.3 la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
De conformidad con lo establecido en el artículo 36.5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.
6. Protección de datos personales
6.1 Tratamiento de datos personales.
Los tratamientos de datos personales que deriven de la gestión del Sistema interno de información se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales y en el Título VI de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
La identidad de las personas informantes y quienes lleven a cabo una revelación pública será en todo caso reservada, por lo que no se comunicarán ni a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros, salvo lo establecido en el apartado 6.3.
Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
6.2 Acceso a datos personales en el Sistema interno de información.
El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
a) La persona Responsable del Sistema interno de información y a quien lo gestione directamente.
b) El órgano competente para la tramitación de expedientes disciplinarios.
c) La Abogacía del Estado en el Departamento, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación, y en tal sentido se solicite informe. En tales casos el órgano solicitante del informe, en su petición y documentación aneja, limitará el acceso a los datos personales a lo que resulte estrictamente indispensable para emitir el dictamen.
d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
e) La persona designada como Delegado de Protección de Datos.
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, o que se refieran a conductas no incluidas en dicho ámbito de aplicación, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Los datos de carácter personal que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el Sistema interno de información únicamente durante el tiempo imprescindible para la gestión de las informaciones. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
La conservación de los datos de carácter personal contenidos en las informaciones recibidas y en las investigaciones internas se limitará al que sea necesario para lograr la finalidad perseguida, que en ningún caso será superior a 10 años.
Una vez que la finalidad se ha alcanzado se procederá al bloqueo de los mismos.
6.3 Preservación de la identidad de la persona informante y de las personas afectadas.
El Sistema interno de información y quienes reciban revelaciones públicas no obtendrán datos que permitan la identificación de la persona informante y contarán con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad de la persona informante solo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones estarán sujetas a las salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará esa comunicación a la persona informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial. Cuando la autoridad competente lo comunique a la persona informante, le remitirá un escrito explicando los motivos de la revelación de los datos confidenciales en cuestión.
6.4 Delegado de protección de datos del Ministerio de Política Territorial.
La coordinación y supervisión de la política de protección de datos, corresponde a la Subdirección General de Recursos, Publicaciones y Documentación del departamento, Plaza de Juan Zorrilla, 1. 28071.–Madrid [email protected]