Crea la Oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad. Esta oficina atiende presencialmente a las personas que quieren presentar documentos o relacionarse con la Administración y las ayuda a usar los medios electrónicos.
Qué cambia
Las personas que se relacionen con el Ministerio de Igualdad podrán presentar documentos en esta oficina y recibir ayuda para hacer trámites electrónicos. Los documentos presentados en papel se digitalizarán para incorporarlos al expediente electrónico.
A quién afecta
personas que presentan documentos ante el Ministerio de Igualdad · personas que necesitan ayuda para usar medios electrónicos · personal del Ministerio de Igualdad
Administración pública e instituciones
Digitalización y telecomunicaciones
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Texto
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 12 que las Administraciones Públicas deberán garantizar que las personas interesadas pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, y en el artículo 13 reconoce el derecho de las personas a ser asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Además, el artículo 14 establece que las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo en el caso en que estén obligadas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. En consonancia con esta regulación, el artículo 16 establece que los documentos que las personas interesadas dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros, de forma que los documentos presentados de manera presencial deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
En desarrollo de estas previsiones, el artículo 4 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, contempla, entre los canales de asistencia para el acceso a los servicios electrónicos, las oficinas de asistencia como canal presencial. Asimismo, el artículo 40 establece que las oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y que su creación, modificación o supresión se realizará conforme a lo previsto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. De conformidad con dicho artículo, los órganos de nivel inferior a Subdirección General se crean, modifican y suprimen por orden del titular del Ministerio respectivo, previa autorización de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, cuyas competencias corresponden en la actualidad al Ministerio de Hacienda y Función Pública.
El Real Decreto 2/2020, de 12 de enero, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, creó el Ministerio de Igualdad, estableciendo que corresponde a dicho departamento la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de igualdad y de las políticas dirigidas a hacer real y efectiva la igualdad entre mujeres y hombres y la erradicación de toda forma de discriminación.
En virtud de lo anterior, mediante esta orden se crea la oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad, de tal manera que las personas interesadas puedan ser asistidas en el uso de medios electrónicos.
De acuerdo con el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, esta orden se adecua a los principios de necesidad y eficacia, por ser el instrumento más adecuado para garantizar la consecución del interés general que persigue, como es la garantía de los derechos de la ciudadanía en sus relaciones con la Administración. Asimismo, se adecua al principio de proporcionalidad, conteniendo la regulación imprescindible para atender las necesidades a cubrir, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales, ni obligaciones a las personas destinatarias. Por último, el principio de seguridad jurídica queda garantizado, en tanto que la iniciativa normativa se ha ejercido de manera coherente con el resto del ordenamiento jurídico para generar un marco normativo estable, predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilite su conocimiento y comprensión y, en consecuencia, la actuación y toma de decisiones de las personas y empresas. En aplicación del principio de transparencia, la tramitación de esta disposición cumple todos los trámites y consultas preceptivos y comenzará a surtir efectos a partir de su publicación. Por último, en virtud del principio de eficiencia, esta orden contribuye a mejorar y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.
En su virtud, previa autorización de la Ministra de Hacienda y Función Pública, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
Esta orden tiene por objeto la creación de una oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad, ubicada en la calle Alcalá, número 37, de Madrid.
Artículo 2. Naturaleza y dependencia jerárquica.
La oficina de asistencia en materia de registros tendrá la consideración de órgano administrativo integrado en la estructura orgánica del Ministerio de Igualdad, dependiendo jerárquicamente de la Subsecretaría, y formará parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.
Artículo 3. Funciones.
La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en particular, las siguientes:
a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o se reciban en la oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el registro electrónico general o registro electrónico de cada organismo según corresponda.
También se podrán anotar en dicho registro los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
b) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.
c) La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento original o copia auténtica que presenten las personas interesadas y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico correspondiente.
d) Asistencia e información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación.
e) La identificación o firma electrónica de la persona interesada, cuando no esté obligada a relacionarse por medios electrónicos con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya previsto habilitación. En estos casos, el funcionario o funcionaria habilitado hará uso del sistema de firma del que esté dotado y la persona interesada deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
f) La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de la oficina, cuando la persona interesada o su representante comparezcan de forma espontánea en la oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
g) La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial apud acta en los términos previstos en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
h) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Artículo 4. Días y horario de apertura.
La oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad se adecuará a la categoría de oficinas de horario general prevista en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura.
Disposición adicional única. No incremento del gasto público.
La aplicación de esta orden no supondrá incremento del gasto público y las medidas incluidas en la misma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias.
Disposición final primera. Instrucciones de ejecución.
La persona titular de la Subsecretaría de Igualdad podrá dictar las instrucciones necesarias para la ejecución y aplicación de esta orden.
Disposición final segunda. Entrada en funcionamiento de la Oficina.
La entrada en funcionamiento de la Oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad, se producirá por resolución de la persona titular de la Subsecretaría, momento a partir del cual comenzará a ejercer sus funciones.
Disposición final tercera. Entrada en vigor.
Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 17 de mayo de 2022.–La Ministra de Igualdad, Irene María Montero Gil.
Administración electrónica
Firma electrónica
Ministerio de Igualdad
Organización de la Administración del Estado
Registros administrativos
Registros telemáticos
Referencias
Afecta a disposiciones anteriores (2)
de conformidad conel Reglamento aprobado por Real Decreto 203/2021, de 30 de marzoReal Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.