Resolución de 7 de diciembre de 2022, de la Secretaría de Estado de Memoria Democrática, por la que se publica el Convenio con la Biblioteca Nacional de España, O.A., y la Fundacion Cultural 1.º de Mayo, para la realización de la exposición y actividades relacionadas con el Proceso 1001.
Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática · 16 de diciembre de 2022
Texto
El Secretario de Estado de Memoria Democrática, la Directora de la Biblioteca Nacional de España, Ana María Santos Aramburo y el Presidente de la Fundación Cultural 1.º de Mayo, Fernando Lezcano López, han firmado el 2 de diciembre de 2022 el Convenio entre la Biblioteca Nacional de España, O.A., la Secretaría de Estado de Memoria Democrática y la Fundacion Cultural 1.º de Mayo para la realización de la exposición y actividades relacionadas con el Proceso 1001.
Para general conocimiento, y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, dispongo la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» del referido convenio como anejo a la presente Resolución.
Madrid, 7 de diciembre de 2022.–El Secretario de Estado de Memoria Democrática, Fernando Martínez López.
ANEJO
Convenio entre la Biblioteca Nacional de España, O.A., la Secretaría de Estado de Memoria Democrática y la Fundación Cultural 1.º de Mayo para la realización de la exposición y actividades relacionadas con el Proceso 1001
2 de diciembre de 2022.
De una parte, doña Ana María Santos Aramburo, Directora General de la Biblioteca Nacional de España, O.A. (en adelante BNE), con NIF Q2828005E y domicilio fiscal en el paseo de Recoletos, 20, de Madrid, en virtud de nombramiento mediante Real Decreto 1061/2015, de 20 de noviembre (BOE del 21) y de acuerdo con las atribuciones que tiene conferidas en la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la Biblioteca Nacional de España, publicada en BOE de 25 de marzo de 2015, así como por el artículo 10.2 del Estatuto de la Biblioteca Nacional de España, aprobado por Real Decreto 640/2016, de 9 de diciembre, publicado en BOE de 19 de diciembre de 2016. La Directora de la BNE tiene capacidad jurídica para suscribir convenios en nombre de la BNE de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
De una parte, don Fernando Martínez López, Secretario de Estado de Memoria Democrática, nombrado por Real Decreto 95/2020, de 17 de enero, que interviene en nombre y representación del Ministerio de Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, conforme a lo dispuesto en el artículo 62.2.g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que atribuye al Secretario de Estado la celebración de convenios no reservados al Ministro del que dependan.
Y, de otra parte, don Fernando Lezcano López, en nombre y representación de la Fundación Cultural 1.º de Mayo, con domicilio social en calle Longares, número 6, 28022 Madrid, NIF ***9373**, según consta en escritura de nombramiento otorgada ante notario.
Las partes, que actúan en razón de sus respectivos cargos, declaran y manifiestan que intervienen con capacidad legal necesaria y competencia suficiente para suscribir el correspondiente convenio en nombre de las instituciones que representen.
Las partes manifiestan recíprocamente que cumplen lo dispuesto en el artículo 6.1.a) de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014; y consideran que cumplen finalidades de naturaleza coincidente y complementaria, y en consecuencia, expresan su acuerdo para firmar este convenio con el propósito de mejorar sus respectivos cometidos y a tal efecto
EXPONEN
I
Que la BNE tiene como fines, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la Biblioteca Nacional de España:
1. Reunir, describir y garantizar la protección, enriquecimiento, conservación y transmisión, en el ejercicio de sus funciones, del patrimonio bibliográfico y documental, tanto el producido en el Estado español como el generado sobre sus diferentes culturas.
2. Garantizar el acceso y la difusión de sus colecciones con el fin de fomentar su utilización, como medio de enriquecimiento cultural, social y económico.
3. Promover y desarrollar políticas bibliotecarias en relación con el patrimonio bibliográfico y documental del Estado español.
La BNE ha realizado, de forma unilateral y con carácter previo a la formalización de las obligaciones asumidas junto con la Secretaría de Estado de Memoria Democrática y la Fundación Cultural 1.º de Mayo en relación con la exposición a que se refiere el presente convenio:
– Diseño museográfico (incluye gráfica) y dirección de montaje por un importe de 3.500 euros.
– Comisariado por un importe de 3.500 euros.
El total de los gastos anteriores realizados previamente por la BNE para la preparación de la exposición y al margen del presente convenio ascienden a 7.000 euros.
II
Que la Fundación Cultural 1.º de Mayo es una fundación privada-no adscrita al Sector Público a los efectos de lo dispuesto en el artículo 6.1.a) de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público y tiene entre sus fines estatutarios la conservación, organización y descripción del patrimonio documental de la Confederación Sindical de Comisiones Obreras.
Son también fines de la Fundación 1.º de Mayo la valorización y divulgación de dicho patrimonio documental, así como facilitar el acceso de la ciudadanía.
III
Que según establece el Real Decreto 373/2020, de 18 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, corresponde a dicho Departamento, la propuesta y desarrollo de las políticas del Gobierno en materia de conservación, defensa, fomento y divulgación de la Memoria Democrática en virtud de los principios de verdad, justicia, reparación y no repetición.
Por su parte, la Secretaría de Estado de Memoria Democrática tiene entre sus funciones las relativas al impulso, de acciones de información, divulgación, formación y capacitación sobre Memoria Democrática, desde los orígenes del Constitucionalismo al final de la Dictadura, entendida como la soberanía del pueblo en su lucha por las libertades. Así mismo, el Real Decreto 373/2020, de 18 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, recoge en su artículo 5 entre las funciones del Secretario de Estado de Memoria Democrática: «e) La colaboración con las administraciones públicas y entidades que lo soliciten en los actos de recuerdo y homenaje a las víctimas de la guerra civil o de la dictadura».
Que, dado este interés común, las tres entidades desean suscribir el presente convenio que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
Primera. Objeto del convenio.
La BNE, la Secretaría de Estado de Memoria Democrática (Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática) y la Fundación Cultural 1.º de Mayo y desean colaborar en la organización conjunta de la exposición y actividades relacionadas con el Proceso 1001.
La exposición se celebrará en la Sala Guillotinas de la BNE y tendrá una duración máxima de 90 días entre los meses marzo y junio de 2023. La fecha definitiva será acordada por la Comisión de Seguimiento.
Segunda. Compromisos y obligaciones asumidas por La BNE.
La BNE aportará:
– Obras de sus fondos para la exposición que sean solicitados siguiendo el protocolo general de préstamos para exposiciones temporales de la BNE.
– La sala de exposiciones con las condiciones habituales de mantenimiento.
– Seguridad y azafatas, en las condiciones en las que se encuentra.
– Elementos de seguridad (volumétricos y pinzas) para las obras (sujeto a disponibilidad).
– Imágenes de las obras de la BNE prestadas para las publicaciones que complementen la exposición, la gráfica o los audiovisuales de la exposición.
– Supervisión de las artes finales del catálogo y del folleto.
– El uso del salón de actos para la realización de tres actividades relacionadas con la exposición quedando excluidas las presentaciones de libros:
1. Una conferencia del Comisario.
2. Dos mesas redondas, que serán consensuadas entre las partes en relación con la programación de actividades de la BNE. Será necesario confirmar la disponibilidad del salón de actos con la debida antelación. Su coste máximo será de 2.000 euros.
La estimación económica de gasto asumida por la BNE ascenderá a un máximo de 45.000 euros, sin IVA (seguridad, recepción y atención al público, limpieza), siendo dichos gastos de naturaleza ordinaria con cargo a su presupuesto de gastos de la anualidad 2023.
Tercera. Compromisos y obligaciones asumidos por la Secretaría de Estado de Memoria Democrática.
La Secretaría de Estado de Memoria Democrática asumirá la dirección y coordinación del folleto y del catálogo.
La Secretaría de Estado de Memoria Democrática hará una aportación a la Fundación Cultural 1.º de Mayo de un máximo de 35.000 euros, que se realizará con cargo a la aplicación presupuestaria 25.02.925M.227.06 del presupuesto de gastos del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, correspondiente a los ejercicios 2022-2023, para financiar todos los gastos derivados de las actuaciones que se relacionan a continuación, con su distribución por anualidades correspondiente:
Anualidad 2022: 14.809 euros, destinados a los honorarios de autores, comisariado y coordinación, a la digitalización y tratamiento de imágenes, así como al diseño, maquetación y corrección de las pruebas del catálogo y al diseño y maquetación del folleto.
Anualidad 2023: 20.191 euros, destinados a la impresión y encuadernación de 750 ejemplares del catálogo y a su distribución, además de a la versión digital del catálogo y del folleto y a su difusión en redes.
Los logos de las tres instituciones aparecerán en la contraportada y en la página de créditos de todas las tiradas, soportes y formatos del catálogo y del folleto. Ambas publicaciones deberán incluir en los créditos los siguientes números normalizados:
– Número de identificación de publicaciones oficiales (NIPO) de la BNE y del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática, que deben solicitar ambos organismos.
– Número de Depósito Legal.
– ISBN, del catálogo, facilitado por quien comercialice la obra.
La Fundación Cultural 1.º de Mayo se compromete a gestionar la cesión de derechos de autor conforme al texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, tanto de las imágenes utilizadas en la gráfica de la sala, en el catálogo, en el folleto y en la web de la BNE como de los autores que participen en la realización del catálogo.
El precio de venta al público será establecido por el Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática quien comercializará la obra.
La primera edición del catálogo constará de al menos 500 ejemplares, 75 para Fundación Cultural 1.º de Mayo y 75 para la BNE, el resto de la tirada quedará a disposición de la Secretaria de Estado para su distribución y venta.
Se realizará la edición digital del folleto.
Cuarta. Compromisos y obligaciones asumidos por la Fundación Cultural 1.º de Mayo.
La Fundación Cultural 1.º de Mayo, organizará la exposición y asumirá todos los gastos que ésta genere (montaje y desmontaje, gráfica, transporte, producción y elementos audiovisuales, mantenimiento de todos los elementos expositivos, cambios de página y ejemplares que fuesen necesarios, etc. y cualquier otro que genere la exposición), y con excepción de los asumidos expresamente por la BNE, y la Secretaría de Estado de Memoria Democrática (Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática) cuya estimación económica de gasto ascenderá a un máximo de 40.000 euros. El proyecto expositivo, con el desarrollo de contenido de la muestra y su diseño deberá contar con la aprobación de la BNE con el fin de garantizar su relación con los fines y línea expositiva de la institución, así como la disponibilidad de los fondos que se vayan a exhibir.
Serán de obligado cumplimiento las Normas de Préstamo de Obras para Exposiciones Temporales de la BNE (Anexo III) y las Normas de Utilización de las Salas de Exposiciones de la BNE (Anexo I) y condiciones de seguridad de la BNE (Anexo II).
Quinta. Comprobación material de los gastos realizados.
En orden a la comprobación efectiva de los gastos llevados a cabo por las partes firmantes del presente convenio, y siendo al menos una de ellas organismo autónomo dependiente de la Administración General del Estado y sujeta, por tanto, a la Intervención General de Estado y a sus procedimientos, las partes se comprometen a aportar relación certificada de gastos realmente realizados, si es que alguna de ellas solicitara dicha certificación.
Sexta. Proyecto expositivo y Material gráfico.
El proyecto expositivo y todo el material divulgativo de la muestra, así como de las actividades culturales, deberá contar con la aprobación explícita de la BNE con el fin de garantizar su adecuación con los fines y objetivos de la BNE y la correcta utilización de su imagen.
Tanto en el catálogo como en los soportes de gráfica, notas de prensa y en las páginas web de la BNE y otros soportes gráficos y digitales y de cualquier otra entidad en la que figure divulgada la exposición aparecerá el texto: «Exposición organizada por la Biblioteca Nacional de España, la Secretaría de Estado de Memoria Democrática y la Fundación Cultural 1.º de Mayo».
Séptima. Logotipos y difusión.
En todos los materiales, tanto impresos como digitales, que se elaboren para la promoción y divulgación de la exposición aparecerá el logo de BNE como entidad organizadora, siendo necesaria su conformidad respecto a la presentación de su imagen.
El uso no autorizado, o para un fin distinto al pactado, de cualquier signo distintivo protegido por los derechos de propiedad intelectual o industrial de las partes, facultará a la otra para instar la resolución del presente convenio, sin perjuicio de la correspondiente indemnización de daños y perjuicios a que hubiere lugar.
El uso de la denominación, marca y logotipo de las partes se ajustará al modelo que cada una proporcione.
Octava. Invitaciones.
La BNE se encargará de la producción de las invitaciones con el formato en línea habitual de la BNE.
Novena. Colaboradores y Patrocinadores.
Las partes son libres de buscar cuantos colaboradores y/o patrocinadores estimen convenientes. Su inclusión debe ser admitida por ambas partes.
Décima. Comisión de Seguimiento.
Se crea una comisión mixta de vigilancia y seguimiento del convenio, de composición paritaria, que se reunirá para resolver los problemas de interpretación y ejecución que pudieran plantearse y controlará la ejecución del presente convenio.
Dicha comisión estará compuesta por:
Por parte de la BNE:
– El Director Cultural o persona que designe.
– La Jefa del Área de Exposiciones y Museo o persona que designe.
Por parte de la Fundación Cultural 1.º de Mayo:
– El director de la Fundación Cultural 1.º de Mayo o persona que designe.
– El director del Área de Historia, Archivo y Biblioteca o persona que designe.
Por parte de la Secretaría de Estado de Memoria Democrática:
– El Director General de Memoria Democrática o Persona que designe.
– La Subdirectora de Publicaciones, Documentación y Archivo o persona que designe.
Además de la función genérica de vigilancia y seguimiento de la ejecución del presente convenio, la Comisión resolverá las dudas que pudieran surgir en la interpretación y aplicación del mismo.
La Comisión de Seguimiento se regirá en cuanto a su funcionamiento y régimen jurídico, respecto a lo no establecido expresamente en la presente cláusula, por lo dispuesto en la sección tercera del capítulo II del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Undécima. Transparencia.
El presente convenio será puesto a disposición de los ciudadanos en el Portal de Transparencia, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 8.1.b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Duodécima. Vigencia del convenio.
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se perfecciona por la prestación del consentimiento de las partes y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de 5 días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, al que se refiere la disposición adicional séptima. Asimismo, será publicado en el plazo de 10 días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado», y tendrá vigencia hasta que terminen las actividades en él especificadas, finalizando, en cualquier caso, el 31 de diciembre de 2023.
En cualquier momento antes de la finalización del plazo anterior, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales o su extinción, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 49.h) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Decimotercera. Extinción del convenio y efectos.
De acuerdo al artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.
De acuerdo al citado, podrá resolverse por alguna de las siguientes causas:
– Por el transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
– Por acuerdo unánime de las partes.
– Por incumplimiento por alguna de las partes de cualquiera de las cláusulas establecidas en el presente convenio.
– Por decisión de cualquiera de las partes, si sobreviniesen causas que impidiesen o dificultasen de forma significativa la ejecución del convenio, y siempre que sea comunicado por escrito a las otras partes con una antelación mínima de un mes.
– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
Si, en caso de resolución del convenio, existen actuaciones en curso de ejecución, las partes, a propuesta de la Comisión de Seguimiento, podrán acordar la continuación y finalización de las actuaciones en curso que consideren oportunas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización, transcurrido el cual deberá realizarse la liquidación de las mismas.
De acuerdo al artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público el cumplimiento y la resolución del convenio dará lugar a la liquidación del mismo con el objeto de determinar las obligaciones y compromisos de cada una de las partes, que se reflejará formalmente en un acta firmada por los integrantes de la Comisión de Seguimiento del convenio.
Decimocuarta. Consecuencias en caso de incumplimiento del convenio.
En el caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por una de las partes, cualquiera de las otras podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado a la Comisión de Seguimiento y control de la cláusula décima.
Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio. La resolución del convenio por esta causa no conllevará indemnización de los perjuicios causados, salvo acuerdo posterior en este sentido.
Decimoquinta. Protección de datos.
Las partes se comprometen a tratar los datos personales a los que puedan tener acceso con la finalidad indicada en el presente convenio y a no utilizarlos para fines distintos de los previstos en este convenio y a no difundirlos ni cederlos a terceros, en cumplimiento con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. El responsable del tratamiento de datos es la Biblioteca Nacional de España, O.A., con domicilio en paseo de Recoletos, números 20-22, 28071 Madrid, teléfono +34 915 807 800 y también la Fundación Cultural 1.º de Mayo, con domicilio en la calle Longares, número 6, 28022 Madrid, teléfono 913 640 838 y también 917 609 165.
Las funciones que dicho Reglamento otorga al Delegado de Protección de Datos serán ejercidas por la persona titular de la Jefatura de Área de Asuntos Jurídicos de la BNE, con quien podrán contactar también a través del correo electrónico [email protected] y también por la persona titular de la Fundación 1.º de Mayo con quien podrán contactar también a través del correo electrónico [email protected].
La BNE informa de la posibilidad de ejercitar los siguientes derechos:
– Acceso a sus datos personales, así como toda la información relacionada con el tratamiento que se está haciendo de los mismos.
– Rectificación de sus datos personales, así como limitación de su tratamiento.
– Solicitud de su supresión.
– Oposición al tratamiento.
– Solicitud de portabilidad de sus datos personales.
La base legal para el tratamiento de los datos personales en la BNE es cumplir con sus objetivos y funciones, recogidos en el artículo 3 de la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la BNE, así como en el artículo 2 de su Estatuto, aprobado por Real Decreto 640/2016, de 9 de diciembre.
La base legal para el tratamiento de los datos personales en la Fundación Cultural 1.º de Mayo es cumplir con sus objetivos y funciones, recogidos en sus Estatutos.
La base legal de la Secretaría de Estado de Memoria Democrática es cumplir con sus objetivos y funciones, recogidos en el artículo 5 del Real Decreto 373/2020, de 18 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática.
Decimosexta. Modificación del convenio.
La modificación del presente convenio se realizará mediante la elaboración de la correspondiente Adenda al mismo para lo que se requerirá el acuerdo unánime de los firmantes, de acuerdo al artículo 49.g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Decimoséptima. Naturaleza del convenio y jurisdicción competente.
El presente convenio tiene naturaleza administrativa y se rige por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Las controversias que puedan surgir sobre la interpretación, modificación, resolución y efectos que puedan derivarse del presente convenio se resolverán entre las partes, agotando todas las formas posibles de conciliación para llegar a un acuerdo amistoso extrajudicial.
En su defecto, serán competentes para conocer las cuestiones litigiosas los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo, en Madrid capital.
Y para que así conste a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente documento, a un solo efecto en todas sus páginas.–El Secretario de Estado de Memoria Democrática, Fernando Martínez López.–La Directora de la Biblioteca Nacional de España, Ana María Santos Aramburo.–El Presidente de la Fundación Cultural 1.º de Mayo, Fernando Lezcano López.
ANEXO I
Normas de utilización de las salas de exposiciones de la Biblioteca Nacional de España
1. Aprobación del proyecto expositivo.
Los organizadores de la exposición presentarán a la Biblioteca Nacional de España el proyecto como mínimo mes y medio antes del comienzo del montaje, con el fin de evitar que por falta de tiempo haya que aceptar montajes no adecuados.
El proyecto se adaptará a las instalaciones existentes.
Hasta que la Biblioteca Nacional de España no dé conformidad al proyecto no podrán iniciarse los trabajos de montaje.
Si se considera necesario, se convocará a los organizadores a una reunión para aclaraciones.
El proyecto de diseño tendrá que estar certificado por un técnico competente en el caso de que las estructuras proyectadas requieran la rigidez y la estabilidad necesarias para evitar cualquier riesgo a personas o bienes.
Una vez aprobado el proyecto se determinará un calendario donde estén claramente diferenciadas las distintas fases (pintura, ensamblado de mobiliario, llegada y colocación de obras) con los horarios de trabajo, dejando el plazo necesario para que se monten los sistemas de seguridad (volumétricos, CCTV, etc.).
2. Normas durante la realización del montaje.
2.1 Los organizadores designarán a una persona que será la responsable y actuará como interlocutor con la Biblioteca Nacional de España durante el montaje, desmontaje y mientras dure la exposición.
2.2 Se facilitará un listado del personal (con nombre y DNI) que vaya a trabajar en el montaje, así como de las personas que actúen como correos y de las empresas proveedoras.
2.3 Todo el personal autorizado pasará por el control de visitas para que le hagan la tarjeta correspondiente al día de la fecha. En algunos casos se podrán confeccionar tarjetas válidas para todo el montaje o duración de la exposición.
2.4 Las tareas de carga y descarga de materiales se realizarán siguiendo las indicaciones del personal de Seguridad de la Biblioteca Nacional de España. La matrícula de los vehículos y el nombre y DNI de los conductores deberán comunicarse con antelación. Los vehículos no podrán quedarse estacionados en el recinto de la Biblioteca Nacional de España una vez realizados los trabajos de carga o descarga.
2.5 La permanencia de personal en el montaje fuera del horario habitual de la Biblioteca Nacional de España (de 08:00 a 21:00 horas de lunes a viernes y de 09:00 a 14:00 horas los sábados) deberá comunicarse con anterioridad, acompañada de un listado del personal, para obtener la conformidad de la Biblioteca Nacional de España.
2.6 El montaje se llevará a cabo en las horas y fechas determinadas y solo mediante autorización por escrito podrá alterarse el calendario previsto.
2.7 El personal del Servicio de Exposiciones de la BNE desarrollará una función de supervisión, teniendo potestad de hacer las indicaciones que considere necesarias, especialmente en lo referido al montaje de las obras, para que los trabajos se desarrollen conforme a los estándares habituales y con el debido cuidado para las instalaciones de la BNE y obras expuestas.
2.8 Se conservarán las condiciones originales de las Salas, evitando daños y desperfectos en el suelo, paredes, techos, instalaciones, etc.
2.9 Cualquier alteración de las instalaciones deberá comunicarse a la Biblioteca Nacional de España para su aprobación o rechazo.
2.10 Se tendrá especial cuidado en mantener los dispositivos de seguridad operativos y libres de obstáculos en todo momento. En ningún momento se taparán, desmantelarán o desactivarán sin el conocimiento y aprobación del Servicio de Seguridad de la Biblioteca Nacional de España.
2.11 La colocación de extintores y señalización de emergencias se hará de acuerdo con las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
2.12 Las salidas de emergencia deberán estar libres y con las distancias reglamentarias, evitando también que puedan quedar vitrinas y objetos punzantes cerca de las mismas.
2.13 Parte de la iluminación de las salas estará conectada a red grupo, asegurando que los caminos de evacuación estén suficientemente iluminados.
2.14 Será de obligado cumplimiento el Pliego de Condiciones Generales de la Edificación editado por el Consejo Superior de Arquitectos de España, el Código Técnico de la Edificación y sus modificaciones, y se observarán cuantas disposiciones legales afecten al montaje, materiales e instalaciones descritas en este proyecto: Tecnologías, Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión e Instrucciones Técnicas Complementarias, Protección contra incendios, Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas, así como la legislación de la Comunidad Autónoma de Madrid, las Ordenanzas del Ayuntamiento de Madrid y demás normativa reguladora que sea de aplicación a los trabajos y actividades que nos ocupan. Asimismo, se tendrán en cuenta durante el montaje de la exposición las modificaciones o nuevas disposiciones que se promulguen en el transcurso de la misma, siendo responsable la empresa adjudicataria de cualquier consecuencia que de la inobservancia de la citada legislación pudiese desprenderse.
2.15 Los trabajos de iluminación, construcción, modificación, etc. y todos aquellos otros que puedan implicar la manipulación de las instalaciones eléctricas, paramentos, suelos y otras instalaciones fijas o móviles propias de Biblioteca Nacional de España deberán seguir en todo momento las indicaciones que el Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España efectúe para lo cual se facilitarán los planos necesarios, esquema eléctrico que permita la correcta distribución de los circuitos y utilización de los de reserva, y cualquier otra información que la empresa desee recabar y le sea necesaria para el correcto desempeño de sus labores. La empresa adjudicataria será responsable del buen uso de las instalaciones, material y equipos relacionados con el objeto de este contrato. A estos efectos será responsable de los posibles daños y roturas que sufra el material y/o las instalaciones de la Biblioteca Nacional de España por causa debida a un uso incorrecto de los mismos o negligencia y será obligación de la empresa adjudicataria indemnizar todos los daños y perjuicios causados a terceros o a la propia Biblioteca Nacional De España como consecuencia de los trabajos que requiera la ejecución del contrato.
2.16 Tras la clausura de la muestra, se dispondrá de una semana natural, como máximo, para llevar a cabo todo el desmontaje y dejar las Salas en condiciones óptimas para la próxima exposición, completamente vacías y las paredes pintadas de blanco, así como limpias y reparado cualquier desperfecto que hubiese podido producirse.
3. Normas durante la exposición.
3.1 La Biblioteca Nacional de España podrá suspender la exposición, o parte de ella, por causa justificada, dando cuenta inmediata a la persona responsable.
3.2 La conservación, recambio, funcionamiento de aparatos y equipos propios de la exposición estarán a cargo de los organizadores.
3.3 El Arquitecto o responsable del montaje de la exposición establecerá el aforo de la Sala de Exposiciones atendiendo a la complejidad y disposición de los elementos expuestos en la misma y siempre de acuerdo con el Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
3.4 A la finalización del montaje el arquitecto o diseñador y le empresa encargada del montaje de la exposición extenderán sendos certificados en los que sé que de fe de que el montaje y los materiales utilizados están conformes con lo establecido en los pliegos de prescripciones técnicas y respetan la legislación recogida en el punto 2.14 de este anexo.
3.5 La venta de catálogos o demás material de la exposición, así como la recaudación irá por cuenta del organizador.
3.6 En ningún caso los organizadores de la Exposición podrán exigir a la Biblioteca Nacional de España más medios personales o materiales al servicio de la seguridad de los que ella habitualmente aporta. Ésta, en virtud de la disponibilidad en cada momento, podrá establecer el dispositivo a mantener, adaptándose prioritariamente al funcionamiento normal de la misma. En caso de disconformidad con los medios disponibles, serán los organizadores quienes deberán completar los medios requeridos.
3.7 En el caso de que los organizadores deseen ampliar los medios técnicos o personales que ofrece la Biblioteca Nacional de España, podrán aportarlos ellos mismos, comunicándolo y aportando un listado con el nombre y el DNI de las personas que vayan a intervenir, y previa autorización del Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
4. Desmontaje.
Del desmontaje serán responsables los organizadores de la exposición, con sus propios medios, incluida la retirada de escombros.
Las salas deberán quedar en su estado original, reparando los desperfectos en caso de que los hubiera.
5. Inauguración.
Se facilitará a la Biblioteca Nacional de España una relación de las personas invitadas al acto de inauguración, así como de las personalidades que asistirán previsiblemente a la misma.
En caso de necesitarse invitación para la entrada al acto, se avisará con anticipación y será la organización con personal propio la que, acompañada por personal de seguridad de la Biblioteca Nacional de España, se encargará de solicitar las invitaciones.
6. Exposición.
El manejo y mantenimiento de los equipos informáticos, audiovisuales, etc., estará a cargo del personal de la organización, que tendrá disponible un teléfono durante las 24 horas para comunicar posibles incidencias.
La organización comunicará a la Biblioteca Nacional de España a qué personas autoriza para realizar sesiones fotográficas o grabaciones. La autorización se hará por escrito preferiblemente vía e-mail. En la medida de lo posible se utilizarán los lunes para este tipo de actividades.
ANEXO II
Condiciones habituales de seguridad y mantenimiento de la sala de exposiciones de la Biblioteca Nacional de España
La Biblioteca Nacional de España aportará su sala de exposiciones con las condiciones habituales de seguridad, mantenimiento y uso que se describen a continuación. Cualquier necesidad especial referente a estos puntos la asumirá la institución organizadora.
1. La seguridad en sala de exposiciones:
La BNE aportará un vigilante que controlará la exposición durante el horario de apertura al público.
La BNE aportará alarmas de pinza para las obras enmarcadas y volumétricos para las vitrinas. Tanto las alarmas como los volumétricos serán colocados por la empresa de montaje siguiendo instrucciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE (sujeto a disponibilidad).
La sala de exposiciones está equipada con cámaras de seguridad. Si por la disposición del montaje fuera necesario moverlas, la empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendría que hacerse cargo del desplazamiento de las cámaras de seguridad siguiendo las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE.
La sala de exposiciones está equipada con elementos de prevención contra incendios. Si por la disposición del montaje fuera necesario moverlos, la empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendría que hacerse cargo del desplazamiento de los elementos de prevención contra incendios siguiendo las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE.
La empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendrá que hacerse cargo de la reubicación de la señalización de seguridad que haya sido modificada por la disposición del montaje y, en su caso, del suministro de nueva señalización si fuese necesario. Así como calcular técnicamente el aforo, por persona cualificada para ello y colocar un cartel visible con el mismo a la entrada de la Exposición.
2. La atención al público.
La BNE aportará una azafata para que, con dedicación no exclusiva, controle el número de visitantes a la exposición y ofrezca información general sobre la misma.
3. La limpieza.
La BNE se hará cargo de la limpieza diaria de suelos y exterior de vitrinas de la exposición.
4. El control y el mantenimiento de las condiciones de climatización requeridas.
La BNE controlará las condiciones de climatización habituales de la sala de exposiciones 19 °C ± 1 °C y de 40 a 50 % de HR. Teniendo en cuenta que en algunos momentos se puedan ver afectadas por las condiciones climatológicas exteriores o por una afluencia grande de público.
Cualquier climatización que requiera otros parámetros o haya sido solicitada expresamente por algún prestador, correrá a cargo de la institución organizadora («art sorb», dispositivos de humectación, vitrinas climatizadas…).
Declaro conocer estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, en virtud de lo cual lo firmo.
ANEXO III
Normas de préstamo de obras para exposiciones
Título de la exposición: Institución peticionaria: Nombre y dirección persona responsable: Empresas de transporte y montaje: Lugar y fechas de inauguración y clausura:
El préstamo de obras para exposiciones es una forma de contribuir a la mayor difusión de los fondos de esta Biblioteca Nacional de España. En atención al número de solicitudes de préstamo para exposiciones recibidas y con objeto de armonizarlas con las funciones encomendadas a la Biblioteca Nacional de España, se establecen las siguientes normas de préstamo.
1. Petición de préstamo.
La petición de obras de la BNE en préstamo se realizará mediante carta dirigida a la Dirección de la Biblioteca Nacional de España que deberá tener entrada con una antelación mínima de seis meses respecto de la fecha inauguración de la exposición.
El préstamo de toda obra estará sujeto a consideraciones de tipo científico o técnico y en todo caso supeditado al estado de conservación de la misma, que deberá ser estimado por la Biblioteca Nacional de España.
2. Objeto y contenido.
La solicitud de préstamo de obras debe acompañarse de un informe en el que se detalle el objeto y contenido de la exposición, especificando, en todo caso, los siguientes puntos:
1. Motivo de la muestra y oportunidad de inclusión de las obras solicitadas en la misma, debiendo tenerse en cuenta que sólo se accederá al préstamo de obras cuando se trate de piezas insustituibles y directamente relacionadas con el tema de la exposición.
Relación completa de las obras solicitadas, en la que deberá figurar:
– Signatura topográfica.
– Autor.
– Título.
– Lugar, editorial o imprenta, año de edición o impresión y, en el caso de manuscritos, lugar y fecha de producción.
– N.º de volumen y, en el caso de publicaciones periódicas, fecha concreta, año, mes, día y/o número de la publicación.
– Medidas.
– Página por la que se desea exponer la obra.
– En el caso de dibujos, grabados y mapas se añadirá la técnica utilizada.
No se autorizarán aquellas solicitudes en las que las obras no aparezcan plenamente identificadas.
2. Fechas de celebración de la muestra. Cualquier cambio de fechas deberá ser comunicado con la debida antelación a la Biblioteca Nacional de España quien deberá autorizar expresamente los citados cambios.
La cesión de las obras estará condicionada a la aprobación previa por parte de la Biblioteca Nacional de España del proyecto expositivo y de las vitrinas. La Biblioteca Nacional de España podrá solicitar para determinadas obras, por su valor o por su estado, condiciones especiales de conservación referentes a las características de la vitrina (individual, climatizada, etc.).
3. Duración de las exposiciones.
Los libros podrán estar abiertos por la misma página durante 90 días como máximo. Transcurrido ese periodo de tiempo se procederá al cambio de página, manipulación que deberá realizar siempre un correo de la Biblioteca Nacional de España. El periodo de préstamo de una misma obra no superará los 6 meses de exposición efectiva al año.
4. Restauración.
La Biblioteca Nacional de España se reserva el derecho a decidir si las obras serán restauradas o no teniendo en cuenta su estado de conservación y otros aspectos científicos y técnicos.
En el caso de los libros, documentos, dibujos y obra gráfica, como norma general la Biblioteca Nacional de España se encargará de la restauración, pero cuando si la BNE lo estima conveniente por razones de índole técnica la entidad organizadora asumirá los gastos de la intervención.
En el caso de cuadros, estatuas, mobiliario y objetos en general, todos los costes asociados a la restauración deberán ser asumidos por el organizador, incluyendo los gastos correspondientes al transporte y seguro de las obras para su restauración fuera de la BNE.
Cuando la restauración se realice por contratación externa, la BNE solicitará, siempre que sea posible, un mínimo de tres ofertas, reservándose el derecho de seleccionar la que estime más conveniente desde el punto de vista técnico.
5. Montaje de las obras.
Las obras se instalarán siguiendo las indicaciones dadas por la BNE. De manera general, los libros se colocarán sobre atriles confeccionados a medida, en metacrilato, cartón de conservación o cartón pluma de conservación, cuidando de que el ángulo de apertura coincida con el mencionado en los informes de estado. De modo general, éste no superará los 90° salvo en los casos en que se señale expresamente.
Los atriles serán confeccionados y sometidos a la aprobación de la Biblioteca Nacional de España. Los gastos de diseño y confección de los atriles correrán a cargo de la entidad organizadora. Los atriles quedarán en propiedad de la Biblioteca Nacional de España si así se requiere.
Las vitrinas donde se instalen las obras se cerrarán en presencia del correo de la Biblioteca Nacional de España y no podrán ser abiertas hasta su desmontaje salvo autorización expresa de la Biblioteca Nacional de España y siempre en presencia de correo designado por esta.
Los dibujos, mapas, grabados, fotografías, carteles, tarjetas y hojas sueltas y cualquier otra obra que se estime oportuno irán montados en carpetas passe-partout de cartulina neutra, enmarcados con metacrilato o, previa autorización, en cristal calidad museo o blindado según las indicaciones que realice el personal técnico de la Biblioteca Nacional de España. Los marcos quedarán en propiedad de la Biblioteca Nacional de España.
La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine. El material del montaje quedará en propiedad de la Biblioteca Nacional de España si así se requiere. Las obras enmarcadas deberán ser desenmarcadas inmediatamente después de ser desembaladas, corriendo los gastos a cargo de la entidad organizadora.
6. Actas de entrega.
Una vez realizado el montaje se acreditará el préstamo temporal mediante la firma de un acta de entrega que será firmada por el correo designado por la Biblioteca Nacional de España y el responsable de muestra. Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, en ella se indicará el estado de conservación de los documentos prestados y las condiciones en que se deben exponer de acuerdo con las características del material.
7. Mención/cita de la Biblioteca Nacional de España.
Tanto en las fichas o citas en el catálogo como en las cartelas de la exposición la Biblioteca será citada como sigue: «Biblioteca Nacional de España».
8. Aceptación de las normas.
Declaro conocer y aceptar estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, y en virtud de lo cual lo firmo.
Firmado: El responsable de la entidad organizadora
En ..........................., a ..... de ................................ de .........