Resolución de 4 de agosto de 2021, de la Subsecretaría, por la que se regulan las actuaciones administrativas automatizadas a través de sistemas de información de su ámbito de competencias mediante el sello electrónico del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

El artículo 41.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, define actuación administrativa automatizada como cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.

Adicionalmente, el artículo 41.2 de dicha ley determina que «en caso de actuación administrativa automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación».

Los documentos resultantes de una actuación administrativa automatizada pueden ser firmados, de conformidad con el artículo 42 de dicha ley, utilizando un sello electrónico de Administración pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.

Al respecto de los sellos electrónicos, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en su artículo 40, regula el uso de sellos electrónicos basados en certificados electrónicos que reúnan los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica, como sistemas de identificación de las Administraciones Públicas.

De manera análoga, el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, establece en su artículo 19.3 que la creación de sellos electrónicos se realizará mediante resolución de la Subsecretaría del Ministerio o titular del organismo público competente, que se publicará en la sede electrónica correspondiente, regulando el contenido que, como mínimo, deberá constar en dicha resolución.

Así pues, en el contexto actual de generalización de procedimientos electrónicos a disposición de la ciudadanía, la creación de sellos electrónicos para la identificación y autenticación del ejercicio de competencias en procesos automatizados resulta imprescindible para la plena operatividad no solo de la sede electrónica de este Ministerio, sino de diferentes procesos que se realizan en la actualidad de manera externa a la Sede electrónica.

Mediante Resolución del 15 de enero de 2015, este Ministerio reguló la creación de su sello electrónico, conforme al tenor del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos derogado completamente por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo. Sin embargo, y a raíz de los cambios organizativos, normativos y tecnológicos experimentados desde esa fecha, y al incremento lógico de los servicios electrónicos que este Ministerio presta, en particular a los españoles residentes en el exterior, se hace necesaria una revisión de la regulación de las actuaciones administrativas automatizadas vinculadas a la utilización de dicho sello.

Para todo ello se dicta esta resolución, en ejercicio de las competencias atribuidas a la Subsecretaría de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación para el impulso y desarrollo de la Administración Electrónica por el artículo 19.2.b) del Real Decreto 644/2020, de 7 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, y se modifica el Real Decreto 139/2020, de 28 de enero, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.

En su virtud, resuelvo:

Primero. Objeto y ámbito de aplicación.

1. Constituye el objeto de la presente resolución la regulación de las actuaciones administrativas automatizadas del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, mediante el sello electrónico de dicho Ministerio.

2. Asimismo, es objeto de la presente resolución la creación del sello electrónico del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

3. El ámbito de aplicación se extiende a la totalidad de los órganos y centros directivos dependientes del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, incluyendo en su seno a todas las representaciones españolas ubicadas en el exterior, que hagan uso del sello electrónico del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

4. Esta resolución no será de aplicación a las actuaciones administrativas automatizadas realizadas en sistemas de información del ámbito competencial de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, ni del Instituto Cervantes.

Segundo. Actuaciones administrativas automatizadas y procedimientos del ámbito competencial correspondiente al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

1. En el ámbito de los sistemas de información cuya competencia corresponde al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, las actuaciones administrativas automatizadas que podrán hacer uso del sello electrónico se pueden categorizar en las siguientes:

a) Generación y emisión de acuses de recibo, incluyendo los generados por los diferentes Registros electrónicos.

b) Intercambio de información con otras Administraciones, entidades e instituciones públicas o privadas.

c) Generación y emisión de copias electrónicas auténticas a partir de documentos electrónicos y de documentos en soporte no electrónico.

d) Procesos de sellado de documentos o expedientes electrónicos, al objeto de facilitar su interoperabilidad, conservación y legibilidad.

e) Generación y emisión de certificados y documentos administrativos electrónicos.

f) Procesos de digitalización que haya que realizar en el ámbito de las competencias del Ministerio.

g) Inscripciones, anotaciones registrales y archivo de documentos electrónicos registrales.

h) Generación de comprobantes del servicio de notificaciones electrónicas disponible en las Sedes electrónicas dependientes del Ministerio.

i) Procesos de sellado de la información presentada por el ciudadano en procedimientos de manera que se garantice la integridad e inalterabilidad de los datos aportados por el interesado.

2. En el ámbito de los sistemas de información cuya competencia corresponde al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, los procedimientos que podrán hacer uso del sello electrónico serán los siguientes:

a) Gestión de representaciones y de inmuebles de representaciones.

b) Gestión de personal de una representación.

c) Gestión de franquicias para bienes importados.

d) Gestión de exención y devolución de IVA.

e) Recurso de reposición contra las resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sobre IVA.

f) Solicitud de exención a las adquisiciones en un Estado miembro de la Unión Europea con destino a otro Estado.

g) Gestión de vehículos, carburantes y permisos.

h) Solicitud de autorización para estaciones de comunicación.

i) Solicitud de uso de las salas de autoridades.

j) Otras gestiones de viajes y visitas.

k) Comunicación por nota verbal genérica.

l) Gestión de certificados del Registro de Matrícula Consular.

m) Gestión de certificados en extracto del Registro Civil.

n) Gestión del Censo Electoral de Residentes Ausentes.

o) Firma de actas de procesos electorales.

3. Igualmente podrán hacer uso del sello electrónico del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación todos aquellos sistemas en procedimientos o actuaciones que requieran de un mecanismo de identificación o cuando sea necesario para garantizar la autenticidad de documentos generados en el ámbito del Ministerio.

4. Cuando se realicen actuaciones administrativas automatizadas a través de sistemas comunes de Administración Electrónica ofrecidos por entes externos, la regulación de los sellos electrónicos asociados corresponderá al titular o titulares de los mismos.

Tercero. Sello electrónico para la actividad administrativa automatizada.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, se crea el sello electrónico del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

Cuarto. Órganos o unidades competentes con relación a las actuaciones administrativas automatizadas.

Los órganos competentes con relación a las actuaciones administrativas automatizadas serán los siguientes:

1. Para la definición de las especificaciones la Subsecretaría de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

2. Para el diseño informático, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del Sistema de información y de su código fuente:

a) En el caso de actuaciones administrativas automatizadas soportadas por un sistema de información del Ministerio, corresponderá a la Subdirección General de Informática, Comunicaciones y Redes.

b) En el caso de actuaciones administrativas automatizadas prestadas por otro órgano, corresponderá en su caso al responsable del sistema.

3. A efectos de impugnación o reclamación por usos del sello electrónico, la Subsecretaría de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

Quinto. Características del sello electrónico del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.

1. El certificado de sello será certificado cualificado, conforme a lo dispuesto en la sección 5 del capítulo III del Reglamento (UE) número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE, expedido por un prestador que cumpla las obligaciones establecidas en la sección 3 del capítulo III del Reglamento (UE) número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, para los Servicios de Confianza Cualificados, y válido para la actividad administrativa automatizada de acuerdo con lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Además de ello, debiendo emitirse conforme a los criterios establecidos en la normativa técnica aplicable, tanto al prestador de servicios de certificación, como a la generación de los datos de verificación de firma (clave pública) y al contenido del propio certificado, definida en el Esquema Nacional de Seguridad.

2. Las características técnicas generales del sistema de firma y certificados aplicables al sello electrónico son las derivadas del Esquema Nacional de Interoperabilidad, según lo indicado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y de la política de firma electrónica y certificados de la Administración General del Estado.

3. El servicio de validación para la verificación de los certificados de sello electrónico será VALIDE, que estará accesible desde la sede electrónica del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación o directamente desde la dirección electrónica https://valide.redsara.es.

4. Las solicitudes de nuevos certificados de sello electrónico, así como su renovación, se realizarán por el titular de la Subdirección General de Informática, Comunicaciones y Redes, acreditando su creación o renovación.

5. El titular de la Subdirección General de Informática, Comunicaciones y Redes será el responsable de coordinar y asegurar la custodia diligente de las claves y de su gestión, así como de solicitar la revocación de los certificados cuando cambie cualquier dato contenido en los mismos y suspender su utilización en estos casos.

Sexto. Extinción de efectos.

Desde el momento de la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de esta resolución, quedará sin efecto la Resolución de 15 de enero de 2015, de la Subsecretaría de Asuntos Exteriores y de Cooperación, de creación de sello electrónico para su utilización por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

Séptimo. Publicación.

La presente resolución producirá efectos el mismo día de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». Asimismo, la resolución se publicará en la Sede Electrónica Central del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, así como en las Sedes electrónicas asociadas que de ella se deriven, a los efectos de la incorporación a la relación de sellos electrónicos utilizados por la Administración prevista en el artículo 40.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

Madrid, 4 de agosto de 2021.–El Subsecretario de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, Luis Manuel Cuesta Civís.